Η διεξαγωγή μιας συνάντησης σημαίνει τη συγκέντρωση μιας ομάδας ανθρώπων (που πιθανότατα θα προτιμούσαν να βρίσκονται κάπου αλλού) για να πληροφορηθούν ή να εκπαιδευτούν ή να ενθαρρυνθούν, συζητήσουν κάποιο θέμα. Πράγματι, είναι δυσάρεστη δουλειά, αλλά κάποιος πρέπει να την κάνει.

Το πρόβλημα είναι ότι οι συναντήσεις σπάνια φέρνουν αυτό που λέμε «χειροπιαστά αποτελέσματα». Αυτό συμβαίνει γιατί τις περισσότερες φορές οι συναντήσεις γίνονται εξαιτίας μιας φτωχής ιδέας, είναι κακοσχεδιασμένες και δεν εκτελούνται σωστά.

Δεν είναι ανάγκη όμως να είναι έτσι. Μια καλά σχεδιασμένη και σωστά εκτελεσμένη συνάντηση μπορεί να γίνει αποτελεσματικό διοικητικό εργαλείο. Το αφιέρωμα του «ΝΑΙ» περιέχει πληροφορίες για οτιδήποτε χρειάζεται να γνωρίζετε για το σχεδιασμό μιας συνάντησης, την κατάρτιση προγράμματος, την επιλογή κατάλληλων τεχνικών και τη διεξαγωγή συναντήσεως. Ακόμα, οδηγίες για το περιβάλλον και τη λειτουργικότητα του χώρου της συνάντησης, αντιμετώπιση εμποδίων και γενικά τον άνετο χειρισμό της συνάντησης. Η ύλη αυτή αφορά τις συναντήσεις που κάνουν οι διευθυντές πωλήσεων, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες για οποιαδήποτε επαγγελματική συνάντηση.

Εν συντομία, οι πληροφορίες του αφιερώματος θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις συναντήσεις σας περισσότερο αποδοτικές, δυναμικές και παραγωγικές.

ΝΑ ΚΑΝΟΥΜΕ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ Ή ΟΧΙ;
Όχι!
Έχει ειπωθεί ότι η συνάντηση είναι το τέλειο όπλο για να σκοτώνεις το χρόνο. Έχοντας αυτό υπόψη, πριν αναφερθούμε στο «Πώς» διεξάγεται μια συνάντηση, ας ερευνήσουμε το «Γιατί».

Η κοινή λογική μάς λέει ότι η δουλειά του διευθυντή είναι να βελτιώσει την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας.
Η πείρα μάς διδάσκει ότι αυτό επιτυγχάνεται καλύτερα με την έναν προς έναν επαφή, παρά σε ομάδες.
Πόσες φορές έχετε πει «θα κάνω μια συνάντηση με σκοπό την εκπαίδευση αυτή την εβδομάδα» ή «οι άνθρωποί μου χρειάζονται παρακίνηση, ας κάνουμε μια ζωηρή, κεφάτη συνάντηση σήμερα». Ας μη γελιόμαστε. Ούτε η εκπαίδευση ούτε η παρακίνηση γίνεται σωστά σε συναντήσεις.

Η εκπαίδευση και η παρακίνηση είναι ενέργειες που ιδανικά θα έπρεπε να γίνουν σε προσωπικό επίπεδο. Η καλύτερη εκπαίδευση γίνεται όταν κάθεστε μαζί με ένα άτομο και φτιάχνετε πρόγραμμα που ταιριάζει στο συγκεκριμένο άτομο. Η πιο αποτελεσματική μέθοδος παρακίνησης είναι να ενεργοποιήσετε τον ενθουσιασμό του συγκεκριμένου ατόμου, παρά να κάνετε μια επιφανειακή ομαδική συνάντηση.

Ο πιο σημαντικός λόγος να μην κάνετε μια συνάντηση είναι το κόστος. Σκεφτείτε πόσα χρήματα ο καθένας από τους ανθρώπους σας κερδίζει την ώρα, αθροίστε τις αμοιβές τους και πολλαπλασιάστε αυτό το ποσό με τον αριθμό των ωριαίων συναντήσεων που είχατε τον προηγούμενο χρόνο. Το σύνολο θα σας ξυπνάει τα βράδια όλη την εβδομάδα.

Ο διευθυντής που επιθυμεί να καλέσει μια συνάντηση θα ήταν καλύτερα να πάει ήσυχα στο γραφείο του, να κλείσει την πόρτα, να κοιτάξει έξω από το παράθυρο και να αναρωτηθεί: «Για ποιον λόγο θα πρέπει να τους καλέσω σε συνάντηση αυτή την εβδομάδα;».

Αν δεν σας έρθουν αμέσως στο μυαλό μερικές καλές απαντήσεις, σταματήστε. Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις:
Κάντε μια βόλτα στο γραφείο και καθίστε με τους νεότερους συνεργάτες σας. Παρατηρήστε τι κάνουν. Ακούστε τι λένε και σε ποιους μιλάνε. Κάντε τους ερωτήσεις και ακούστε τις απαντήσεις τους. Μερικές φορές δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα - το να ακούτε απλώς μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό. Δοκιμάστε με τον πιο πεπειραμένο συνεργάτη σας ή τον πιο χαμηλόμισθο ή τον πιο υψηλόμισθο.
Ή
Μελετήστε προσεκτικά τις ανακοινώσεις στον πίνακα του γραφείου σας. Καθώς έχετε γυρισμένη την πλάτη, ακούστε τις συζητήσεις που γίνονται στο γραφείο σας. Μπορεί να βρείτε μερικές ανακοινώσεις που πρέπει να βγούνε από τον πίνακα και να ακούσετε μερικές συζητήσεις που είναι πολύ σημαντικές. Άνθρωποι που καμιά φορά διστάζουν να σας πλησιάσουν απευθείας για κάποιο συγκεκριμένο πρόβλημα μπορεί να πουν κάτι που ελπίζουν ότι θα «πάρει το αυτί σας».
Ή
Καθίστε με έναν υπάλληλο και εξετάστε μερικές από τις γραφειοκρατικές λεπτομέρειες και ό,τι έχει σχέση με τη γραφική εργασία στο γραφείο σας. Πότε είναι οι ημερομηνίες λήξης για μερικές εργασίες; Υπάρχει τίποτα που ο υπάλληλος θέλει να σας συμβουλευτεί; Κάτι όχι και τόσο σημαντικό ώστε να έρθει στο γραφείο σας να το συζητήσει;
Ή
Καλέστε τον υπεύθυνο γραφείου. Πάνω στον καφέ, ρωτήστε τη γνώμη του για το πώς πάνε οι συνεργάτες σας: Ποιος είναι πεσμένος; Ποιος έχει πρόβλημα με την εκτέλεση της δουλειάς του; Ποιος τα πάει καλά κ.λπ.; Θα εκπλαγείτε με το τι μαθαίνει το προσωπικό του γραφείου με την καθημερινή επαφή που έχει με τους συνεργάτες.

Η ουσία είναι ότι σε πολλές περιπτώσεις η διεξαγωγή μιας τυπικής συνάντησης δεν είναι αναγκαία. Όταν είστε προσιτός και επικοινωνείτε άτυπα με το προσωπικό σας, γλιτώνετε το χρόνο, την προσπάθεια και το άγχος μιας συνάντησης. Είναι ευθύνη του διευθυντή να αποφασίσει πότε μια συνάντηση κρίνεται αναγκαία. Σε γενικές γραμμές «όταν δεν είσαι σίγουρος, άσ’ το». Αυτές οι διάφορες εναλλακτικές λύσεις είναι λιγότερο περιοριστικές και λιγότερο χρονοβόρες και συνήθως προσφέρουν περισσότερες ευκαιρίες για πληροφορίες από ό,τι οι τυποποιημένες συναντήσεις.

Ένα τελευταίο σημείο που πρέπει να θυμάστε όταν ταλαντευόμαστε για το αν θα καλέσετε μια συνάντηση ή όχι: Ακόμα και αν μια συνάντηση γίνεται για το καλό του υποκαταστήματος, γίνει κάτω από τις καλύτερες δυνατόν συνθήκες και παρουσιαστεί με τον πιο ευχάριστο και ενημερωτικό τρόπο, μόλις τελειώσει η συνάντηση, οι άνθρωποί σας θα τρέξουν στην καφετέρια και θα κάνουν ΤΗ ΔΙΚΗ ΤΟΥΣ συνάντηση για να συζητήσουν αυτό που ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΣΚΕΦΤΟΝΤΑΙ.
Θέλετε ακόμα να τους καλέσετε σε συνάντηση αυτή την εβδομάδα;

Ναι!
Ναι, υπάρχουν αρκετοί σωστοί λόγοι για να κάνετε μια συνάντηση. Παραθέτουμε αυτούς τους λόγους:

• Να συστήσετε ένα νέο προϊόν ή μια διαδικασία ή ένα άτομο στο υποκατάστημα.
• Να εκπαιδεύσετε το υποκατάστημα σε κάποια μορφή της δουλειάς που είναι άγνωστη στο ΣΥΝΟΛΟ των συνεργατών.
• Να παραχθούν νέες ιδέες, «Κανένας δεν είναι τόσο έξυπνος όσο όλοι μας»
• Για να αναπτύξετε το αίσθημα της ομάδας και να διαπιστώσετε τις κοινές ανησυχίες.
• Για να βραβεύσετε ή να γιορτάσετε κάποιο σημαντικό γεγονός, διαγωνισμούς πωλήσεων, ειδικές διακρίσεις, διακεκριμένους επισκέπτες, γιορτές, επετείους κ.λπ.

Αποφασίστε για ποιον λόγο θα κάνετε τη συνάντηση, θα χρειαστεί να πάρετε πολλές ακόμη αποφάσεις:

• Ποιο θα είναι το θέμα της συνάντησης;
• Ποιες τεχνικές θα χρησιμοποιήσετε;
• Ποιοι θα συμμετάσχουν στη συνάντηση και ποιες θα είναι οι αρμοδιότητές τους;
• Πόσο χρόνο θα διαρκέσει η συνάντηση;
• Τι βοηθήματα θα χρειαστείτε;

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ
Έχετε διαβάσει την εισαγωγή αυτού του βιβλίου και έχετε προσδιορίσει ποιος είναι ο συγκεκριμένος σκοπός για τη συνάντηση που προγραμματίζετε να κάνετε.
Τώρα η συνάντηση είναι επτά ημέρες μακριά ή τουλάχιστον θα έπρεπε να είναι. Αν όχι, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να την αναβάλετε, ώστε να έχετε μία εβδομάδα καιρό για να προετοιμαστείτε.

Πολλοί διευθυντές έχουν την ψευδαίσθηση ότι είναι εύγλωττοι ομιλητές -του επιπέδου των αρχαίων ημών ρητόρων- και ότι μπορούν να κάνουν μια πετυχημένη συνάντηση την τελευταία στιγμή. Συνήθως το αποτέλεσμα αυτής της ψευδαίσθησης είναι μια συνάντηση γεμάτη συνθηματολογίες και λίγη ουσία.
Αν είστε πράγματι από τους λίγους ταλαντούχους που μπορούν να το κάνουν, δώστε αυτό το βιβλίο σε κάποιον που το έχει ανάγκη.
Αν όχι, πάρτε έναν χαρτοφάκελο με μια ετικέτα στο εξώφυλλο. Αυτός ο φάκελος θα είναι το κύριο βοήθημα για τον προγραμματισμό της συνάντησης.

Ο φάκελος
Στην ετικέτα: Γράψτε την ημερομηνία της συνάντησης.
Στο εξώφυλλο: Γράψτε το θέμα της συνάντησης. Καθώς κάνετε το σχεδιασμό, σημειώστε το θεματολόγιο της συνάντησης.
Στο εσωτερικό: Βάλτε τις σημειώσεις σας, τυχόν βιβλιογραφία, αντίγραφο των σημειώσεων που θα μοιράσετε. Έχετε τον φάκελο εύχρηστο ώστε να μπορείτε να το συμπληρώσετε όποτε σας έρθει κάποια καλή ιδέα.

Η λίστα
Το επόμενο βήμα είναι να φτιάξετε μια λίστα με ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε εσείς ο ίδιος καθώς προετοιμάζεστε:

• Πόσο χρόνο θα διαρκέσει η συνάντηση;
• Ποιος θα σας βοηθήσει στη διεξαγωγή της συνάντησης;
• Πόση συμμετοχή θέλετε από τους συνεργάτες σας;
• Τι έντυπα θα χρειαστείτε; Πόσα από αυτά υπάρχουν ήδη και πόσα θα χρειαστεί να φτιάξετε;
• Θα φέρουν οι συμμετέχοντες το δικό τους υλικό - υπολογιστές μπλοκ, μολύβια, έντυπα της εταιρείας κ.λπ.;

Καθώς ετοιμάζεστε εσείς, θα πρέπει να ετοιμάζονται ταυτόχρονα και οι συνεργάτες σας. Γι’ αυτό πρέπει να ανακοινώσετε τη συνάντηση αρκετό χρόνο πριν.

Το θεματολόγιο
Μια συνάντηση σε μορφή διάλεξης πρέπει να έχει ένα θεματολόγιο με τα κύρια σημεία. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να γράψετε λέξη προς λέξη αυτά που θα πείτε. Σκεφτείτε το θεματολόγιο σαν ένα χριστουγεννιάτικο δέντρο πάνω στο οποίο θα κρεμάσετε διάφορα στολίδια.

Γιατί να ασχοληθείτε με το θεματολόγιο; Διότι σας βοηθάει να ελέγχετε το θέμα που θα αναπτύξετε. Αυξάνει τις πιθανότητες να κάνετε μια λογική και πειστική παρουσίαση του θέματος. Τέλος, ακολουθώντας ένα θεματολόγιο, θα μπορέσετε να κρατήσετε το χρόνο που θέλετε σαν να είχατε καταγράψει όλη σας την παρουσίαση.

Η προετοιμασία του θεματολογίου προϋποθέτει την κατανομή του κυρίου θέματος σε πρωτεύοντα, δευτερεύοντα και λιγότερο σημαντικά σημεία και την τοποθέτησή τους σε μια λογική σειρά.

Στην πιο βασική του μορφή, το διάγραμμα θα πρέπει να περιλαμβάνει: (1) Αναφορά στο τι θα πείτε. (2) Να το πείτε. (3) Αναφορά στο τι τους είπατε - αρχή, μέση και τέλος.

Παραθέτουμε ένα παράδειγμα θεματολογίας μιας συνάντησης, με θέμα την ανάπτυξη συστήματος σχεδιασμού των συναντήσεων.(Βλέπετε απευθείας μέσα στο αρχείο Issuu)

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΧΩΡΟΥ
Αυτό το κεφάλαιο αναφέρεται στο πώς διεξάγουμε συναντήσεις 15 έως 20 ατόμων χωρίς προβλήματα. Τα θέματα που αναπτύσσονται εδώ μπορούν να προσαρμοστούν και σε συνεδριάσεις οποιουδήποτε μεγέθους.
Διάρκεια προσοχής
Άσχετα με το πότε κάνετε μια συνάντηση, υπάρχει ένα μέγιστο χρονικό όριο που μπορείτε να κρατήσετε την προσοχή μιας ομάδας.
Θα ανακαλύψετε αυτό το όριο μετά από μερικές συναντήσεις και τότε θα φτιάχνετε το πρόγραμμα της συνάντησης βάσει αυτού του ορίου.

Καρέκλες και τρόπος καθίσματος
Σκεφτείτε τις καρέκλες στο καθιστικό του γραφείου σας. Το μυαλό δεν μπορεί να απορροφήσει περισσότερα από ό,τι βαστάει μια καρέκλα.
Το κάθισμα είναι τόσο σημαντικό ώστε μερικά εστιατόρια fast-food έχουν κάνει επίσημες έρευνες στο θέμα αυτό. Σαν αποτέλεσμα, μπορείτε να ανεχτείτε τα καθίσματα αυτών των εστιατορίων μόνο μέχρι 20 λεπτά. Και αυτό γιατί θέλουν να φάτε και να φύγετε.
Όσον αφορά τις συναντήσεις, μια ξύλινη, πλαστική ή μεταλλική καρέκλα μπορεί να κρατήσει την προσοχή μέχρι 20 λεπτά. Μια με λίγο γέμισμα είναι για 30 λεπτά. Και μια σωστά παραγεμισμένη καρέκλα αντέχεται για 40 λεπτά.
Η τοποθέτηση των καθισμάτων είναι επίσης σημαντική. Οπωσδήποτε ο καθένας πρέπει να βλέπει τον παρουσιαστή της συνάντησης και τα οπτικά μέσα. Για συνεδριάσεις ή συναντήσεις για συζήτηση, τα έπιπλα είναι καλύτερα να τοποθετούνται σε κύκλο ή σχήμα «U».
Με αυτόν το τρόπο ο ομιλητής γίνεται ένα μέλος της ομάδας και όποιος έχει κάτι να πει, μπορεί και να φαίνεται και να ακούγεται από όλους.

Φωτισμός
Πριν τη συνάντηση, καθίστε σε μια καρέκλα και ελέγξτε αν τα φώτα αντανακλώνται στα οπτικά βοηθήματα. Σιγουρευτείτε ότι ο φωτισμός είναι αρκετός για τη λήψη σημειώσεων, αλλά όχι και πολύ έντονος ώστε να κουράζει τα μάτια.
Σιγουρευτείτε επίσης ότι τα άτομα δεν εκτυφλώνονται από κάποιο δυνατό φως στην άκρη της αίθουσας που στέκεται ο παρουσιαστής. Ο ομιλητής που έχει δυνατό φωτισμό από πίσω του φαίνεται στο ακροατήριο σαν σκοτεινή σιλουέτα.

Ακουστική, θόρυβος
Αν η ακουστική του δωματίου είναι κακή και το ακροατήριο πρέπει να προσπαθεί να ακούσει, η προσοχή θα διασπάται. Οι συναντήσεις σε δωμάτια που υποφέρουν από το θόρυβο της κυκλοφορίας δεν πρέπει να γίνονται τις ώρες κυκλοφοριακής αιχμής. Αν το δωμάτιο δεν μπορεί να μονωθεί από το θόρυβο του γραφείου -τηλέφωνα, γραφομηχανές και ομιλίες-, τότε επιμείνετε να κάνει αθόρυβη δουλειά το προσωπικό σας για αυτό το διάστημα.

Εξαερισμός
Ένα δωμάτιο γεμάτο καπνό από τσιγάρα, αποπνικτικό και πολύ ζεστό δηλητηριάζει τη συνάντηση. Εξαερίστε καλά το δωμάτιο πριν τη συνάντηση. Εάν δεν υπάρχει κλιματισμός και τα παράθυρα δεν μπορούν να μείνουν ανοικτά στη διάρκεια της συνάντησης, κάντε διαλείμματα 5-10 λεπτών για να εξαερίσετε το δωμάτιο.

ВОНΘНМАТА
Για τους περισσότερους μια εικοσάλεπτη συνεχής ομιλία είναι αγώνας αντοχής.
Τι τραβάει την προσοχή μας; Οτιδήποτε προσελκύει το μάτι, λένε οι ψυχολόγοι. Από τις πέντε αισθήσεις, 87% από αυτό που αντιλαμβανόμαστε προέρχεται από την όραση. Η αίσθηση της όρασης είναι 12 φορές πιο ισχυρή από την αίσθηση της ακοής.

Συνδυάστε το στοιχείο αυτό με το γεγονός ότι έχουμε την ικανότητα να λέμε 150 λέξεις το λεπτό, ενώ το μυαλό μας εργάζεται με ρυθμό 600 λέξεων το λεπτό. Αυτό σημαίνει ότι μια καθαρά προφορική παρουσίαση καλύπτει μόνο το 25% της προσοχής του ακροατηρίου. Το κοινό σας σκέφτεται 75% γρηγορότερα από ό,τι μπορείτε να μιλήσετε. Για αυτό υπάρχει μεγάλη πιθανότητα το ακροατήριό σας να κοιτάζει έξω από το παράθυρο ή να σκέπτεται κάτι και να μη σας ακούει.

Η λύση είναι τα οπτικά βοηθήματα.
Οι μελέτες δείχνουν ότι, συνδυάζοντας την ακουστική και την οπτική αίσθηση, το ακροατήριό σας θα μάθει 35% περισσότερα από ό,τι αν χρησιμοποιούσατε μόνο τη μία αίσθηση.
Πέρα από την προσέλκυση της προσοχής, τα οπτικά βοηθήματα χρησιμεύουν και για διευκρίνιση. Μπορείτε να αντικαταστήσετε δύσκολες προφορικές περιγραφές με απλά διαγράμματα. Ή να χρησιμοποιήσετε γραφικές παραστάσεις για να βοηθήσετε το ακροατήριό σας να συγκρατήσει νούμερα και στατιστικές.
Τα οπτικά βοηθήματα είναι πειστικά -πιστεύεις ό,τι βλέπεις.
Τα οπτικά βοηθούν επίσης στη μνημόνευση. Τα τρία τέταρτα όλων των πληροφοριών που καταχωρίζονται στον εγκέφαλο, προέρχονται από τα μάτια.

Το λίγο είναι πολύ
Όσο παράδοξο και να φαίνεται, ό,τι αφορά τα οπτικά μέσα το λίγο είναι πολύ. Θυμηθείτε:

• Συγκράτηση. Πάρα πολλά οπτικά που αλλάζουν γρήγορα θα σαστίσουν και θα μπερδέψουν το ακροατήριο.
• Μια ιδέα ανά εικόνα. Μια πολύπλοκη εικόνα, μια που περιέχει πολλές πληροφορίες, καταλήγει να μη μεταδίδει τίποτα.
• Τα οπτικά βοηθήματα θα πρέπει να μιλάνε από μόνα τους. Ο σκοπός τους είναι να διευκρινίζουν επιπρόσθετες εξηγήσεις πρέπει να είναι σύντομες.

Η επιλογή σωστού οπτικού βοηθήματος
Το οπτικό μέσο που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, το μέγεθος και τη σύνθεση της ομάδας, αν τα βοηθήματα είναι για μια χρήση ή για πολλές παρουσιάσεις, το χρόνο προετοιμασία και το κόστος. Κάθε μέσον έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του, ανάλογα με την παρουσίαση.
Τα ακόλουθα είναι γενικές περιγραφές των πλέον συνηθισμένων οπτικών μέσων.

Πίνακας (Βλέπετε Issuu)

Όποιος έχει πάει σχολείο ξέρει αυτό το «πανταχού παρόν» εργαλείο διδασκαλίας. Οι πίνακες είναι τέλειοι για απλές παραστάσεις και σχέδια.
Η καταγραφή βασικών ιδεών, προτάσεων και παραστάσεων στον πίνακα καθώς μιλάτε δίνει έμφαση. Η χρησιμοποίηση διαφόρων χρωμάτων επίσης δίνει έμφαση και διευκρινίζει κάποιο σημείο. Απλά και ευανάγνωστα γράμματα είναι η μόνη προϋπόθεση και τα λάθη σβήνονται εύκολα.
Αλλά οι πίνακες είναι δυσανάγνωστοι όταν υπάρχει μεγάλο ακροατήριο. Επίσης, σχέδια ή μηνύματα πρέπει να σβήνονται συχνά πριν μπορέσετε να ξαναχρησιμοποιήσετε τον πίνακα.

Έντυπο υλικό
Τα έντυπα μπορούν να είναι ή πολύ χρήσιμα ή αντιπαραγωγικά, ανάλογα με το πώς χρησιμοποιούνται. Η στιγμή που τα μοιράζετε παίζει τον πιο σημαντικό ρόλο.
Από φυσικού μας, πάντα διαβάζουμε το έντυπο υλικό που μας μοιράζεται. Αυτό σημαίνει ότι το ακροατήριο θα διαβάζει πέρα από αυτά που λέτε εσείς. Εάν πρέπει να μοιράσετε ένα φύλλο με νούμερα ή κάποιο διάγραμμα, μοιράστε το μόνο τότε που είσαστε έτοιμοι να μιλήσετε για το συγκεκριμένο θέμα.

Flip charts (Μπλοκ σε ορθοστάτη)
Τα flip charts έχουν πιο πολλές χρήσεις από όλα τα οπτικά βοηθήματα. Τα υπέρ είναι ότι μπορείτε ή να τα ετοιμάσετε από πριν ή να γράψετε σε αυτά καθώς μιλάτε. Τα charts είναι διαθέσιμα για ανασκόπηση αργότερα στη συνάντηση ή για να χρησιμεύσουν σε μεταγενέστερες συναντήσεις.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα charts για να γράψετε τα κύρια σημεία, το περίγραμμα της ομιλίας και λέξεις-κλειδιά ή προτάσεις ή για να σχεδιάσετε κάτι, διαγράμματα, γραφικές παραστάσεις κ.λπ.
Βέβαια, τα πιο ωραία γράμματα και σχεδιαγράμματα είναι αυτά που έχουν ετοιμαστεί από πριν. Μπορεί όμως να προτιμάτε τον «αυθορμητισμό» και λίγο την «επίδειξη», οπότε γράφετε αμυδρά με μολύβι από πριν τις λέξεις ή τα σχήματα και τα περνάτε από πάνω με μαρκαδόρο κατά τη διάρκεια της παρουσίασης.
Ο μόνος πραγματικός περιορισμός του chart είναι το μέγεθός του. Αλλά αν το τηρείται αρκετά απλά, ένα chart μπορεί να είναι αποτελεσματικό με ομάδες έως 200 ατόμων.

 Μερικές συμβουλές για να γράψετε τα flip chart:

• Γράμματα 5 εκατοστών διαβάζονται και από 15 μέτρα μακριά.
• Γράμματα 2,5 εκατοστών διαβάζονται από 10,5 μέτρα μακριά.
• Γράμματα 2 εκατοστών διαβάζονται από 9 μέτρα μακριά.

Μηχανές προβολής διαφανειών και σλάιντς
Οι διαφάνειες και τα σλάιντς δείχνουν το μήνυμα του ομιλητή σε ένα μεγάλο ακροατήριο. Τα σλάιντς δίνουν μια επαγγελματική, αν και τυποποιημένη, εμφάνιση στην παρουσίαση. Οι διαφάνειες ελκύουν το ίδιο με τα flip charts, με το επιπλέον πλεονέκτημα ότι μπορούν να διαβαστούν από μεγάλο αριθμό ατόμων.
Το μόνο μειονέκτημα είναι να κανονίσετε το φωτισμό έτσι ώστε να υπάρχει αρκετός στην αίθουσα για να κρατούν σημειώσεις οι συμμετέχοντες.

Βίντεο
Τα video είναι της μόδας, αλλά τα προκατασκευασμένα μηνύματα είναι ακριβά για να παραχθούν και φαίνονται ερασιτεχνικά στη σημερινή εποχή της επαγγελματικής τηλεόρασης.
Επίσης, λόγω της φύσης του μέσου, το ακροατήριο μπορεί να θεωρεί τις τηλεοπτικές παρουσιάσεις σαν είδος ψυχαγωγίας.

Τηλεσυνεδρίαση
Η τηλεσυνεδρίαση, η μίξη πολλών τηλεφωνικών συνδιαλέξεων, έχει γίνει πιο πολύ της μόδας και από το video. Η αξία της είναι εμφανής για συνεδριάσεις με άτομα από διάφορες περιοχές: Γλιτώνει χρόνο και κόστος ταξιδιών και δίνει την ευκαιρία να συμμετάσχουν όλοι.
Η τηλεσυνεδρίαση μπορεί να μεταφέρει σημαντικές πληροφορίες γρήγορα και αποτελεσματικά, ενώ οι συμμετέχοντες παραμένουν στο περιβάλλον τους. Η έλλειψη γραφικών παραστάσεων είναι ένα μειονέκτημα, αλλά, όποτε είναι δυνατόν, μπορεί να ταχυδρομηθεί από πριν το θεματολόγιο της συζήτησης.

Τηλεσυνεδρίαση με Video
Η τηλεσυνεδρίαση με video -το καλύτερο και από τον κόσμο του video και της τηλεσυνεδρίασης- είναι βασισμένο στις δορυφορικές επικοινωνίες που έχουν τη δυνατότητα να στέλνουν ταυτόχρονα εικόνα και ήχο από έναν κεντρικό σταθμό μετάδοσης προς όλο τον κόσμο.
Η ηλεκτρονική συνάντηση προσφέρει ένα αποδοτικό και τελευταία οικονομικά συμφέρον σύστημα για να μεταφέρει πληροφορίες μεταξύ ατόμων. Η τεχνολογία αυτή ταιριάζει απόλυτα σε οργανισμούς που χρειάζονται να στείλουν πληροφορίες γρήγορα, αποτελεσματικά, οικονομικά και ταυτόχρονα σε ένα γεωγραφικά χωρισμένο ακροατήριο.

Μια πρόβλεψη λέει ότι το 84% του Fortune 500 των εταιρειών θα έχει τις δικές του εγκαταστάσεις video τηλεσυνεδριάσεων. Πολλές αλυσίδες ξενοδοχείων έχουν επενδύσει σε σταθμούς λήψης και μετάδοσης.
Η ραγδαία εξελισσόμενη τεχνολογία και οι συνεχείς αλλαγές κόστους κάνουν απαραίτητο τον προσεκτικό σχεδιασμό και την οργάνωση.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ
Αυτό το κεφάλαιο περιέχει μια συλλογή από προτάσεις διευθυντών που αισθάνονται ότι αυτές οι ιδέες τούς βοήθησαν να κάνουν τις συναντήσεις τους αποτελεσματικές.

Ξεκινήστε και σταματήστε στην ώρα σας!
Πόσες φορές πρέπει να το πούμε;

Επανεξετάστε την τελευταία σας συνάντηση
Κανονίστε να κάνετε μια σύντομη ανασκόπηση των σκοπών και επιτεύξεων της τελευταίας συνάντησης, κυρίως αν η τρέχουσα συνάντηση είναι μια από τις πολλές που κάνετε για το ίδιο θέμα ή για μια σειρά από συναφή θέματα. Η λεγόμενη «10λεπτη ανασκόπηση» είναι χρήσιμη για αυτόν τον σκοπό. Με ένα τυχερό παιχνίδι - όπως τραβώντας ένα νούμερο μέσα από ένα καπέλο- κάποιο μέλος της ομάδας επιλέγεται να κάνει μια ανασκόπηση της προηγουμένης συνάντησης μέσα σε 10 λεπτά. Βάλτε το χρονόμετρο για 10 λεπτά ακριβώς. Όταν σημαίνει η λήξη του χρόνου, τελειώνει η ανασκόπηση. (Σημείωση: Αυτή η μέθοδος ανασκόπησης δεν είναι πρακτική για συναντήσεις που δεν γίνονται συχνά.)
Η εκλογή μέλους της ομάδας για να κάνει την ανασκόπηση έχει αρκετά πλεονεκτήματα. Επειδή γίνεται αμέσως μετά την έναρξη της συνάντησης, ενθαρρύνεται η άμεση παρακολούθηση. Επειδή κανείς δεν ξέρει ποιος θα μιλήσει στην επόμενη συνάντηση, αναγκάζονται όλοι να κρατούν καλές σημειώσεις, συμβάλλοντας έτσι στην πλήρη συμμετοχή. Τέλος, η ανασκόπηση καθαυτή βοηθάει στην εδραίωση της τρέχουσας συνάντησης.

Καθορίστε το σκοπό και το θεματολόγιο
Αν και ο σκοπός της συνάντησης είναι γραμμένος στο θεματολόγιο, επαναλάβετε τους λόγους της συνάντησης. Οι συμμετέχοντες το προτιμούν έτσι. Θα μπορούν να δουν, καθώς εξελίσσεται η συνάντηση, πως οδηγείται προς τους αντικειμενικούς της σκοπούς.
Αν για κάποιον λόγο το θεματολόγιο της συνάντησης δεν έχει ανακοινωθεί ή μοιραστεί, σύντομα ανακοινώστε το στην αρχή της συνάντησης, εκτός, βέβαια, αν σχεδιάζετε να το αναγγείλετε υπό μορφή έκπληξης.

Να είστε επαγγελματίες
Δεν είναι όλοι οι διευθυντές φυσικά άνετοι όταν διεξάγουν μια συνεδρίαση. Αλλά τότε που πρέπει να ανησυχείτε είναι όταν πηγαίνετε σε μια συνάντηση αισθανόμενοι τελείως άνετα. Το τρακ είναι καλό σημάδι.
Η προετοιμασία είναι το κλειδί για να κυριεύσετε τη νευρικότητα που φέρνει μια συνάντηση. Ο ομιλητής που είναι σε ετοιμότητα και ξέρει τι να πει θα κάνει πάντα καλή δουλειά.
Σιγουρευτείτε ότι όλα τα βοηθήματα είναι έτοιμα και δουλεύουν κανονικά και ότι η χρήση τους είναι κατανοητή. Καλά θα κάνετε να ελέγξετε και τον πίνακα. Ο ομιλητής που λέει «να σας δείξω τι εννοώ στον πίνακα» και ανακαλύπτει ότι λείπει η κιμωλία ή ότι ο πίνακας είναι τόσο γεμάτος που δεν διαβάζετε τίποτα, θα αισθάνεται τόσο αμήχανα όσο βαριεστημένοι θα αισθάνονται οι ακροατές.

Ενθουσιαστείτε
Μπορεί να φαίνεται ανόητο πως οι συναντήσεις πρέπει να είναι ενδιαφέρουσες, αλλά πολλές δεν είναι.
Ο δικός σας ενθουσιασμός μπορεί να δώσει ζωντάνια και στο πιο ανιαρό θέμα. Πάρτε το χρόνο να κάνετε την παρουσίασή σας ενδιαφέρουσα. Η αλλαγή ρυθμού σχεδόν πάντα κάνει μια συνάντηση πιο ενδιαφέρουσα. Επίσης, η συμμετοχή του ακροατηρίου βοηθάει σε αυτό. Όποτε είναι δυνατόν, αφήστε χρόνο για συζήτηση στην ομάδα.

Απαντήστε στις ερωτήσεις
Όταν κάνετε κάποια ερώτηση, αφήστε τουλάχιστον 30 δευτερόλεπτα να σκεφτεί το ακροατήριο. Οι καλοί συντονιστές έχουν πάντα μία ή δύο ερωτήσεις έτοιμες για το ακροατήριο -μια καλή τεχνική-, αλλά η ερώτηση δεν πρέπει να τοποθετηθεί αμέσως. Για κάποιον λόγο μια μικρή σιγή βοηθά στην ενεργή συμμετοχή του ακροατηρίου.
Υπάρχουν μερικοί απλοί αλλά σημαντικοί κανόνες για να χειρίζεστε τις ερωτήσεις. Όταν ένα μέλος της ομάδας διακόπτει με μια ερώτηση, αυτό είναι κομπλιμέντο για τον ομιλητή. Το άτομο αυτό ενδιαφέρεται ή δεν έχει καταλάβει κάτι καλά και θέλει μια εξήγηση.
Ο πρώτος (και που πολύ συχνά αμελείται) κανόνας είναι να ευχαριστήσετε το άτομο για την ερώτηση που έκανε. Μετά, επαναλάβετε την ερώτηση για να βεβαιωθείτε ότι όλοι την άκουσαν και την κατάλαβαν. Αν υπάρχει κάποιος που μπορεί να την απαντήσει, δώστε του το λόγο. Αν όχι, ρωτήστε αν κάποιος στην αίθουσα θέλει να απαντήσει.
Αν σας κάνουν μια ερώτηση στην οποία δεν γνωρίζετε την απάντηση, ποτέ μην προσποιηθείτε ότι την ξέρετε. Πείτε τε σε αυτόν που την έκανε ότι θα προσπαθήσετε να μάθετε την απάντηση και ότι θα τον ενημερώσετε αργότερα.
Αν η ερώτηση αφορά κάτι που θα συζητηθεί αργότερα στη συνάντηση, πρέπει να ευχαριστήσετε το άτομο που ρώτησε και να του πείτε «θα σας πείραζε να κρατήσετε αυτή τη σκέψη λίγο ακόμα; Θα έλθουμε σε αυτό το σημείο αργότερα». Όταν το σημείο αυτό καλυφθεί αργότερα, μπορείτε να ρωτήσετε το άτομο αυτό αν η απάντηση τον ικανοποίησε.
Μια τελευταία συμβουλή: Ποτέ μη φέρνετε σε δύσκολη θέση κάποιον που ρωτάει κάτι. Μια απότομη απάντηση θα αποθαρρύνει τους άλλους. Μπορεί η ερώτηση να είναι άσχετη με το θέμα, αλλά για αυτόν που την κάνει πιθανόν είναι κάτι το σοβαρό.

Κάντε πρόβα
Ένας σύντομος έλεγχος του σκοπού, της διαδικασίας της τοποθέτησης των θέσεων των εισηγητών, τα διαλείμματα και τα οπτικά βοηθήματα θα γλιτώσουν πιθανή αμηχανία αργότερα.
Εξετάστε το χρονοδιάγραμμα κατά τη διάρκεια της πρόβας για να σιγουρευτείτε ότι δεν υπάρχουν κάποια «κρυμμένα θέματα» που θα εμφανιστούν απρόοπτα και θα αναστατώσουν το πρόγραμμά σας. Επειδή το χρονοδιάγραμμα είναι πολύ σημαντικό, πρέπει να συμφωνήσετε πριν από τη συνάντηση σε κάποιο σινιάλο που θα δηλώνει ότι κάποιος ξεπέρασε την ώρα του και πρέπει να διακόψει.

Ενθαρρύνετε τη λήψη σημειώσεων
Στο τελευταίο κεφάλαιο, διαβάσατε πως οι άνθρωποι συγκρατούν σχετικά λίγα από αυτά που ακούν, αλλά περισσότερα από αυτά που ακούν και βλέπουν συγχρόνως. Η μνημόνευση φτάνει στο αποκορύφωμα όταν οι άνθρωποι βλέπουν, ακούν και φτιάχνουν. Με άλλα λόγια, αν τα άτομα ενεργούν σαν αποτέλεσμα του διαβάσματος, της παρατήρησης και της ακοής, θα υπάρξει η μέγιστη δυνατή απομνημόνευση.

Αυτό το πετυχαίνει με το να κρατάει κανείς σημειώσεις. Εκτός ότι βοηθάει τη συμμετοχή, η λήψη σημειώσεων βοηθά τον ακροατή να αντιληφθεί τη μέθοδο και τη λογική της ομιλίας και να καταλάβει πώς συνδέονται τα διάφορα θέματα.

Το πιο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι οι σημειώσεις θα δημιουργήσουν μια βιβλιοθήκη πληροφοριών. Η λήψη σημειώσεων μπορεί να ενθαρρυνθεί με:

• την ύπαρξη επιφάνειας για να γράψει κανείς,
• την ύπαρξη μπλοκ σημειώσεων,
• το να ακολουθούν οι ομιλητές μια λογική σειρά που είναι εύκολα κατανοητή,
• την πληροφόρηση των συμμετεχόντων στις βασικές αρχές για τη λήψη σημειώσεων.

Οι βασικές αρχές για τη λήψη σημειώσεων:

1. Χρησιμοποιήστε την περιγραφή των θεμάτων όταν κρατάτε σημειώσεις.
2. Μην προσπαθήσετε να καταγράψετε τα πάντα λέξη προς λέξη. Γράψτε τη σημασία όσων λέγονται με όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια.
3. Μην παίρνετε τις σημειώσεις απρόσεκτα με σκοπό να τις αντιγράψετε αργότερα.
4. Ξεκινήστε σε καινούργια σελίδα κάθε νέο θέμα για ευκολότερη ταξινόμηση και παραπομπή.
5. Αφήστε ένα μεγάλο διάστημα στην αριστερή πλευρά της σελίδας για τα βασικά σημεία που ειδικά θέλετε να θυμόσαστε ή να καταφύγετε αργότερα, και σαν προσωπικές σημειώσεις για την εφαρμογή κάποιων από τις νέες ιδέες που αναφέρθηκαν.
6. Χρησιμοποιήστε μόνο μια πλευρά του φύλλου και έτσι θα γίνουν πιο εύχρηστες οι σημειώσεις σας.
7. Μάθετε να χρησιμοποιείτε συντετμημένες λέξεις. Φτιάξτε τον δικό σας τρόπο σύντμησης των λέξεων.
8. Μελετήστε τις σημειώσεις μετά τη συνάντηση για να αφομοιώσετε καλύτερα τα θέματα που σας αφορούν.

Συνοψίστε
Όπως υπάρχουν σωστοί και λανθασμένοι τρόποι για να ξεκινήσετε μια συνάντηση, έτσι υπάρχουν σωστοί και λανθασμένοι τρόποι για να την κλείσετε.
Κλείνοντας με κάποιο σύνθημα όπως «Βγείτε έξω και κερδίστε τους», είναι καλό σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι διψούν για περισσότερες πληροφορίες και λιγότερο για παρακινητικά συνθήματα.
Ούτε να τελειώσετε μια συνάντηση με μια παρατήρηση όπως «μήπως έχει κανείς να προσθέσει κάτι;» .
Αντίθετα, πρέπει να κάνετε μια ανασκόπηση των αντικειμενικών σκοπών της συνάντησης. Μετά πρέπει να συνοψίσετε τι έχει ειπωθεί και πώς συνδέονται όλα τα θέματα μαζί. Τα συμπεράσματα που βγαίνουν από τη συνάντηση πρέπει να συσχετίζονται με το σκοπό της συνάντησης, αναφέροντας τα οφέλη που θα αποκομιστούν εάν οι νέες ιδέες που παρουσιάστηκαν στη συνεδρίαση τεθούν σε εφαρμογή.
Ευχαριστήστε το κοινό και κλείστε τη συνεδρίαση. Μετά συναντηθείτε με τους ομιλητές για να αναθεωρήσετε τα ισχυρά και αδύνατα σημεία της συνεδρίασης.

Αξιολογήστε κάθε συνάντηση
Μετά από κάθε συνάντηση, συμπληρώστε το ακόλουθο σχεδιάγραμμα. Αυτό το σχεδιάγραμμα θα παίξει σημαντικό ρόλο στο σχεδιασμό των μελλοντικών σας συναντήσεων.

Ακολουθεί Πίνακας (βλέπετε στο αρχείο μέσα στο Issuu)

Το κρυμμένο θεματολόγιο
Άσχετα με το πόσο καλά έχετε φτιάξει το θεματολόγιο της συνάντησης, οι άνθρωποι θα φέρουν τις δικές τους απορίες στην αίθουσα. Κάπου, όχι πολύ μακριά από την επιφάνεια, θα υπάρχουν τα «κρυμμένα θέματα». Αυτό το τέρας των συναντήσεων καραδοκεί να κτυπήσει, απομακρύνοντας το θέμα της συζήτησης σε κάποιο άλλο θέμα.
Το κρυμμένο θεματολόγιο συχνά εμφανίζεται με διαφορετικό προσωπείο. Εσείς μιλάτε για μήλα και κάποιος ρωτάει για πορτοκάλια. Μόλις αντιληφθείτε την παγίδα, πρέπει αμέσως να πείτε ότι η ερώτηση δεν έχει σχέση με το παρόν θέμα, συμπληρώνοντας ότι θα το συζητήσετε κάποια άλλη στιγμή.
Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματική. Αν πείτε «αυτό είναι άσχετο με ότι συζητάμε τώρα...» κάνετε το ακροατήριο να νιώσει ότι ο χρόνος τους για συμμετοχή είναι περιορισμένος και τους βοηθάτε να εξασκήσουν πίεση για να βγάλουν στην επιφάνεια τα δικά τους θέματα.
Συμπληρώνοντας, όμως, «αυτό είναι κάτι που σίγουρα θα χρειαστεί να ερευνήσουμε...», δείχνετε ότι αναγνωρίζετε τη σημασία της συμμετοχής (αν και αυτό θα αποσπάσει την προσοχή από το συγκεκριμένο θέμα), ενώ διατηρείτε την εποπτεία της συνάντησης.

Ο «ενοχλητικός» της συνάντησης
Ο «ενοχλητικός» είναι αυτός που συμμετέχει ακατάπαυστα. Το σήκωμα του χεριού του δηλώνει τον ερχομό μιας μακροσκελούς ομιλίας που ξεκινάει με τη φράση «Ναι, αλλά δεν είναι αλήθεια ότι...».
Το πρόβλημα με τους «ενοχλητικούς» δεν είναι η υπερβολική συμμετοχή τους, αλλά ότι δεν αφήνουν κανέναν άλλο να μιλήσει. Γι' αυτό πρέπει να ξαναδώσετε το λόγο στο ακροατήριο λέγοντας: «Α! Αυτή είναι καλή παρατήρηση, θα ήθελε κάποιος άλλος να μας πει τη γνώμη του γι' αυτό;».
Διαλέξτε κάποιον που πιθανόν έχει κάποια άποψη πάνω σε αυτό το θέμα.

Ο «ντροπαλός» της συνάντησης
Πολλοί άνθρωποι έχουν καλές ιδέες αλλά είναι πολύ ντροπαλοί και σωπαίνουν.
Αν θυμάστε στο σχολείο, οι δάσκαλοι βάζανε τους «ντροπαλούς» να μιλήσουν απευθύνοντάς τους ερωτήσεις. Όποτε μπορείτε, ενισχύστε τους με θετικά μηνύματα.

Η σύγκρουση
«Όσοι διαφωνούν να το πουν λέγοντας “Παραιτούμαι”».
Η σύγκρουση είναι αναπόφευκτη όταν συναλλάσσεστε με ενεργά σκεπτόμενους ανθρώπους. Πρέπει όμως να φροντίσετε οι συγκρούσεις να μην εξελίσσονται σε ανοικτές διαμάχες.
Ο πιο προφανής τρόπος για να αποφύγετε τις λογομαχίες είναι να ακούτε προσεκτικά τις απόψεις των άλλων. Πρέπει να αποφεύγετε να σχεδιάζετε την απάντησή σας, να παρατάσσετε τις συγκρούσεις και να διακόπτετε όταν θα πρέπει να ακούτε.
Αντί για να βάζετε λάδι στη φωτιά, προσπαθήστε να βρείτε κάποια σημεία συμφωνίας. Αυτό θα καθησυχάσει και τις δύο πλευρές και θα δώσει συγκαταβατικό τόνο στη συζήτηση σας.

Σιγουρευτείτε ότι καταλαβαίνετε τη διαφωνία επαναλαμβάνοντας τη θέση του άλλου με δικά σας λόγια. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε και οι δύο ακριβώς ποιο είναι το σημείο της διαφωνίας για να μπορέσετε να βρείτε μια αμοιβαία λύση.
Όταν αναφέρετε τη θέση σας, αποφύγετε τις συναισθηματικές δηλώσεις. Στηρίξτε τις δηλώσεις σας σε λογικά επιχειρήματα και στοιχεία, και όχι στη διοικητική σας θέση.
Αν η διαφωνία φαίνεται ότι παίρνει προσωπικό χαρακτήρα, είναι καλύτερα να αναβάλετε και να προτείνετε τη συνέχεια της συζήτησης κάποια άλλη φορά.

Τέλος, ευχαριστείστε το άτομο που έθεσε το θέμα.
Αυτό είναι δύσκολο να το κάνετε μερικές φορές, αλλά σκεφτείτε το εξής: Όποιος καταναλώνει το χρόνο του για να διαφωνήσει μαζί σας ενδιαφέρετε για τα ίδια πράγματα με σας. Σκεφθείτε τους σαν ανθρώπους που θέλουν να βοηθήσουν και κάντε τους συμμάχους σας.

Τελευταία προειδοποίηση
Όποτε ετοιμάζεστε για συνάντηση, σκεφτείτε τα τρία στοιχεία των επιτυχημένων συναντήσεων:
Ακρίβεια: Έχετε τις πληροφορίες που χρειάζονται από πριν και να τις παίζετε στα δάκτυλα. Συντομία: Κάντε τα θέματά σας σύντομα και χαριτωμένα.
Διαύγεια: Σιγουρευτείτε ότι αυτά τα σύντομα και χαριτωμένα θέματα έγιναν κατανοητά.

ΤΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΤΟΥ ΟΜΙΛΗΤΗ (βλέπετε στο αρχείο Issuu)

---

«Πώς να κάνετε αποτελεσματικά MEETINGS για να μη “σπαταλάτε” το χρόνο σας!»
Γράφει ο Κώστας Ακριβόπουλος

«Aδράξτε την ημέρα»
 Carpe Diem-Οράτιος (65 π.Χ.)

Πόσο ικανοποιητικά είναι τα meetings μας, από άποψη χρόνου, ενεργής συμμετοχής και προσδοκώμενων αποτελεσμάτων;

Υπάρχει τάξη στις συναντήσεις μας;

Κάποτε ο Ξενοφών έλεγε: «Δεν υπάρχει τίποτε πιο χρήσιμο και τόσο καλό ανάμεσα στους ανθρώπους όσο η τάξη, διότι η τάξη σώζει, ενώ η αταξία πολλούς έχει καταστρέψει».

Οι επαγγελματικές συναντήσεις κάποιες φορές είναι βαρετές ή και στρεσογόνες. Είναι όμως και αναγκαίες για τη λήψη ή ανακοίνωση σοβαρών αποφάσεων, την επίλυση προβλημάτων ή τη δημιουργία νέων καινοτόμων ιδεών. Συγχρόνως, επειδή ο χρόνος είναι χρήμα, τετριμμένο αλλά αληθές, είναι σημαντική η δεξιότητα της ορθής διαχείρισης του χρόνου σε ένα επαγγελματικό meeting.

Τουλάχιστον 30-50% του εργασιακού μας χρόνου είναι αφιερωμένο σε συσκέψεις. Ικανοποιητικός χρόνος εφόσον υπάρχουν αποτελέσματα και οι στόχοι επιτυγχάνονται. Υπάρχουν όμως και οι χρονοβόρες συναντήσεις, συνήθως χωρίς στόχους και χωρίς τάξη.
O James Webb είπε: «O σημαντικότερος άνθρωπος μέσα σε αυτό το δωμάτιο είναι αυτός που ξέρει ποιο είναι το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνει!!! Αυτό σημαίνει τάξη και προγραμματισμός».

Τα κύρια χαρακτηριστικά των χρονοβόρων συναντήσεων:

• Δεν είναι χρήσιμες
• Δεν ακολουθούν κάποια agenda
• Κυριαρχούν ένα ή δύο άτομα που μονοπωλούν την κουβέντα
• Διαρκούν περισσότερο από το αρχικό χρονοδιάγραμμα (καθημερινά)
• Αποτυγχάνουν στη λήψη αποφάσεων ή στη δέσμευση των ατόμων σε πράξη
• Δεν καθιστούν τα άτομα υπεύθυνα για τις ενέργειες που τους έχουν ανατεθεί
• Καταλήγουν σε φλύαρες συνεδριάσεις.

Όπως έλεγε Πυθαγόρας κάποτε: «Μην εν πολλοίς ολίγα λέγε, αλλ’ εν ολίγοις τα πολλά» («Μη λες λίγα με πολλά, αλλά πολλά με λίγα»).
Χρειάζεται επομένως να προετοιμαστούμε κατάλληλα για μία συνάντηση, ώστε αφενός να ολοκληρωθούν τα θέματα τα οποία έχουμε προγραμματίσει να αναπτύξουμε, χωρίς περιττές κουβέντες, αφετέρου να είναι χρονοθετημένη, ώστε να λήξει σε συγκεκριμένη ώρα.
Μία σωστή ατζέντα θα βοηθήσει στη σωστή διαχείριση του χρόνου.

Μη διανοηθούμε να ξεκινήσουμε ένα meeting χωρίς αυτή. Ουσιαστικά πρέπει να δημιουργήσουμε μια λίστα με τα θέματα που θα συζητήσουμε, στην επαγγελματική μας συνάντηση, αλλά και τους στόχους που θέλουμε να πετύχουμε. Να βάλουμε τα θέματα σε σειρά προτεραιότητας, ξεκινώντας με τα θέματα που απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή και να τελειώνουμε με τα λιγότερα σημαντικά.

Όπως έλεγε κάποτε ο Μύσων ο Χηνεύς: «Μη εκ των λόγων τα πράγματα, αλλ’ εκ των πραγμάτων τους λόγους ζητείν» («Δεν πρέπει να ερευνούμε τα γεγονότα κάτω από το φως των επιχειρημάτων, αλλά τα επιχειρήματα κάτω από το φως των γεγονότων»).
Λένε κάποιοι όταν ενημερώνονται για ένα νέο meeting: «άντε πάλι αυτές οι αναθεματισμένες συσκέψεις-meetings, bloody meetings. Τι θα ακούσουμε πάλι; Τα ίδια και τα ίδια!».

Πράγματι, η ιδέα μιας σύσκεψης φαίνεται να αποκαρδιώνει αρκετούς ανθρώπους. Συνδέεται συνήθως με πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου.
Τα meetings όμως είναι ένα σημαντικό κομμάτι της δουλειάς που γίνεται στο γραφείο. Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι δεν γίνονται πάντα με τόσο αποτελεσματικό τρόπο όσο θα μπορούσαν. Η ορθή διαχείριση του χρόνου σε μία συνάντηση μπορεί να μας βοηθήσει να επικεντρωθούμε σε δραστηριότητες, από τις οποίες προσδοκούμε τα μεγαλύτερα και πλέον άμεσα οφέλη, ενώ ο σωστός προγραμματισμός συμβάλλει στην έγκαιρη και αποδοτική ολοκλήρωση αυτών των δραστηριοτήτων.

Οι συσκέψεις συχνά συνδέονται με πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου. Κι όμως, οι συσκέψεις αποτελούν αναντικατάστατο μέσο ομαδικής σκέψης και λήψης αποφάσεων, επειδή όλοι ξέρουμε πλέον ότι δεν μπορούμε να διευθύνουμε χωρίς συσκέψεις. Δεν είναι δυνατό να εργαστούμε ομαδικά αν δεν μαζευτούμε για να εξετάσουμε προβλήματα και να πάρουμε αποφάσεις. Η λύση ασφαλώς είναι να διεξάγουμε ορθές και παραγωγικές συσκέψεις.

Σήμερα θα αναπτύξουμε κάποιες τεχνικές και διάφορες μεθόδους, που πάντα πρέπει να τηρούνται, προκειμένου να καταστούν οι συσκέψεις συντομότερες και παραγωγικότερες, ώστε να είναι αποτελεσματικές και να αναπτυχθούν τα γεγονότα, οι προτάσεις, οι αλλαγές, οι καινοτόμες ιδέες, αλλά πάντα με επιχειρήματα και χωρίς να χαθεί πολύτιμος χρόνος και ίσως σε ανόητες σκέψεις.

«Ανοια εστί προκοπής εμπόδιο» -Βίας ο Πριηνεύς - Η Ανοησία είναι εμπόδιο της Προόδου

Πώς μπορούμε να κάνουμε τις συσκέψεις μας πιο παραγωγικές, πώς μπορούμε να κάνουμε τα meeting μας πιο ευχάριστα, πιο οργανωμένα, πιο αποτελεσματικά, πιο ποιοτικά;
Οι εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες συναντήσεις μπορούν να χάσουν το νόημά τους πολύ γρήγορα.

Υπάρχουν ορισμένες θεμελιώδεις αρχές και διαδικασίες για να καταστήσουμε τις συσκέψεις μας πιο παραγωγικές και ικανοποιητικές, πιο κατάλληλες για τις ανάγκες της εργασίας και πιο σύντομες. Θα μπορούσαμε να συνοψίσουμε τις αρχές αυτές στα ακόλουθα κύρια βήματα:

1ο Βήμα: Προπαρασκευή
Καθορίστε τους στόχους της σύσκεψης εκ των προτέρων και αποφασίστε τι θέλετε να επιτύχετε με αυτήν. Δηλαδή σκεφτείτε:

• Ποιο το αντικείμενο, το θέμα της σύσκεψης
• Ημερομηνία -Πότε θα πραγματοποιηθεί και σε ποιον χώρο θα πραγματοποιηθεί
• Ποιος θα είναι ο στόχος. Μια σύσκεψη πρέπει πάντα να έχει σαφή στόχο. Διαφορετικά, αποτελεί σπατάλη χρόνου
• Προβλεπόμενη ώρα έναρξης και περάτωσης
• Άτομα που θα πρέπει να συμμετάσχουν

Άρα κάντε διάγνωση της παρούσης κατάστασης, βάλτε νέους στόχους, βρείτε ποια μέθοδο θα ακολουθήσετε για να τους πετύχετε και να είστε έτοιμοι να αξιολογήσετε και να κρίνετε τους εαυτούς σας για τα αποτελέσματα. Να τη η μέθοδος DOME της LIMRA.
Τα επιμέρους θέματα της ημερήσιας διάταξης πρέπει να καταγράφονται με σειρά προτεραιότητας και να συζητιούνται σύμφωνα με τη σπουδαιότητά τους. Επίσης, για κάθε ζήτημα πρέπει να προκαθορίζετε συγκεκριμένη χρονική διάρκεια συζήτησης.

Ενα meeting δεν πρέπει να διαρκεί πάνω από μία ώρα. Εάν αυξηθεί η ώρα του meeting, τότε η προσοχή και η συγκέντρωση των ατόμων που συμμετέχουν διασπάται. Προσπαθήστε, λοιπόν, να μην ξεφύγετε από το χρονικό όριο και εστιάστε μόνο στα θέματα της ατζέντας που έχετε ετοιμάσει.
Επίσης ας προσέξουμε και το χώρο, όπου θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση.

Συνθήκες και συναισθήματα που διαμορφώνουν τη διάθεσή μας

1. Ενοχλητικός θόρυβος
2. Κακές κλιματικές συνθήκες
3. Ενοχλητική ρύπανση
4. Έλλειψη φωτισμού
5. Τηλεφωνήματα
6. Ακαταστασία του χώρου (απαραίτητα υλικά και βοηθήματα-έλλειψη)

2ο Βήμα: Ενημέρωση
Βεβαιωθείτε ότι όσοι πρόκειται να συμμετάσχουν γνωρίζουν τι πρόκειται να συζητηθεί, για ποιο λόγο πρόκειται να συζητηθεί και σε τι αποσκοπεί η συζήτηση. Προβλέψτε ποιους ανθρώπους και ποιες πληροφορίες χρειάζεστε για τη σύσκεψη. Για καλύτερα αποτελέσματα, φροντίζουμε αυτή τη λίστα, με τα προς συζήτηση θέματα που προαναφέραμε, να την έχουμε μοιράσει στους συμμετέχοντες, προφανώς μέσω e-mail, μία ημέρα τουλάχιστον ή κάποιο λογικό διάστημα πριν το meeting, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να προετοιμάσουν ιδέες, προτάσεις, παρατηρήσεις, σχετικά γεγονότα και επιχειρήματα. Επειδή είναι απαραίτητη η συνέπεια και η ακρίβεια
φροντίστε να είσθε συνεπής και ακριβής στη συνεδρίαση

3ο Βήμα: Οργάνωση
Καταρτίστε την ημερήσια διάταξη σχεδιάζοντας τη λογική αλληλουχία των θεμάτων και αποφασίστε πόσο χρόνο θα διαθέσετε σε κάθε θέμα.

Σεβαστείτε το χρόνο

• Να σέβεστε το χρόνο των άλλων όσο και τον δικό σας
• Οργανώστε τη σύσκεψη - να έχετε σαφή στόχο και φροντίστε να     αρχίσουν και να τελειώσουν στην προκαθορισμένη ώρα
• Μην επιτρέπετε να διακόπτεται μια σύσκεψη. Έχετε συναίσθηση του χρόνου
• Να είστε κατηγορηματικοί. Θέστε ρεαλιστικές προθεσμίες. Να είσθε αμείλικτοι με το χρόνο και ευγενικοί με τους ανθρώπους

Πώς να κερδίσετε χρόνο:

• Επιτυγχάνοντας τη σωστή διαχείριση του χρόνου τους, σε μία συνάντηση, τα στελέχη και οι επαγγελματίες διαθέτουν πολύ καλύτερη αντίληψη των ευθυνών τους
• Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζουν καλύτερα όχι μόνο τι πρέπει να κάνουν οι ίδιοι, αλλά και τι πρέπει να αναθέσουν, προκειμένου να έχουν το χρόνο να ανταποκρίνονται στον κύριο ρόλο τους που είναι η λήψη ορθών αποφάσεων
• Καταγράψτε από πριν τα θέματα προς συζήτηση και παρουσιάστε τα στην αρχή, δίνοντας προτεραιότητα στα πιο σημαντικά και επείγοντα
• Για κάθε σημαντικό θέμα, όλοι θα πρέπει να είναι έτοιμοι από πριν προκειμένου να εκφράσουν την άποψή τους
• Μην αφήνετε τα θέματα που είναι απλώς επείγοντα να αναλώνουν περισσότερο χρόνο από αυτά που είναι σημαντικά. Οι πιο αποτελεσματικές συνεδριάσεις είναι οι σύντομες
• •    Εντοπίστε και διαχωρίστε τις πρωτοβουλίες από τα καθήκοντα, τα σημαντικά από τα επείγοντα, τα δημιουργικά από τα θέματα ρουτίνας.

 
Για να το πετύχετε αυτό σας θυμίζουμε την ιστορία της Bethlehem Steel/1930, όπου στηρίζεται ακόμη και σήμερα το Τime Μanagement, που δεν είναι άλλο παρά μια σωστή και αποτελεσματική οργάνωση των δράσεών μας. Θεμέλιο, δε, για μια σωστή οργάνωση είναι να δίνετε προτεραιότητα στα θέματα που είναι:

• συγχρόνως πιο σημαντικά και πιο επείγοντα.
• στη συνέχεια στα σημαντικά και μη επείγοντα
• στη συνέχεια στα μη σημαντικά και επείγοντα και, τέλος,
• στα μη σημαντικά και μη επείγοντα
   
• Αξιολογήστε τις προτεραιότητες των θεμάτων ανάλογα με:

α. Πόσο σημαντικές είναι
β. Πόσο επείγουσες είναι

• Και προγραμματίστε το χρόνο σας:

α. Ορίζοντας το χρόνο για τις δημιουργικές σας πρωτοβουλίες
β. Αφήνοντας χρόνο για τα καθήκοντα διεκπεραίωσης

•    Φροντίστε η συνάντηση να προγραμματιστεί σε Ώρα Καλύτερου Αποτελέσματος (ΤΒ.R). Όλοι έχουμε στιγμές που αποδίδουμε καλύτερα και στιγμές που η απόδοσή μας είναι μειωμένη. Όπως το σχεδιάγραμμα.

Αλήθεια, πιστεύετε ότι είναι αποκλειστική ευθύνη του Μanager να πραγματοποιήσει ένα επιτυχημένο meeting; Η απάντηση είναι: «Όχι πάντα». Μία καλή τακτική, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε ένα εποικοδομητικό meeting, είναι η καθοδήγηση της συζήτησης. Η προώθηση μιας υγιούς, ανοιχτής και πλούσιας εμπειρίας της συνάντησης επιτυγχάνεται μόνο όταν ο manager «απελευθερωθεί» και συνδεθεί με όλους τους υπόλοιπους συνομιλητές του σε μια ανοιχτή συζήτηση με ερωτήσεις. Οι ερωτήσεις που θα χρησιμοποιήσει θα δώσουν τη δυνατότητα στην ομάδα να μοιραστεί ιδέες, απόψεις και πιθανές λύσεις. Φυσικά, θα υπάρχουν πάντα εκείνες οι συναντήσεις κατά τις οποίες ο manager θα κινείται στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης ατζέντας. Παρ’ όλα αυτά, μπορείτε να θεωρήσετε ότι περίπου το 70% των συναντήσεων είναι μια αμοιβαία συνεργασία κατά την οποία η ημερήσια διάταξη συμφωνείται αμοιβαία και στη συνέχεια καθοδηγείται από την ομάδα.
 
4ο Βήμα: Ξεκάθαρος σκοπός και στόχος

• Προκειμένου να είναι ένα meeting αποτελεσματικό, είναι απαραίτητο να έχετε θέσει έναν ξεκάθαρο στόχο για αυτό. Π.χ. χρειάζεται να γίνει ένα meeting για να κάνετε brainstorming για καινούργιες ιδέες; Ή για να λύσετε ένα πρόβλημα; Ή μήπως πρέπει να παρθούν κάποιες συγκεκριμένες αποφάσεις για την εταιρεία; Οποιος και αν είναι ο σκοπός σας, πρέπει να είναι ξεκάθαρος, αλλιώς θα καταλήξετε απλώς να συζητάτε χωρίς ιδιαίτερο λόγο και να σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο.
• Μην ξεχνάτε ότι ο στόχος είναι «τι θέλω να πετύχω» και «μέχρι πότε θέλω να το πετύχω».

5ο Βήμα: Δομή και έλεγχος

• Για να είναι ένα meeting παραγωγικό είναι πολύ σημαντικό να έχει δομή. Δηλαδή, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ξεκάθαρο πρόγραμμα για αυτό. Πρέπει να θέσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό όριο για την έναρξη και την ολοκλήρωση του meeting, μέσα στο οποίο θα ασχοληθείτε με συγκεκριμένα πράγματα. Είναι καλή ιδέα να μοιράσετε το πρόγραμμα και στους συμμετέχοντες, ώστε να γνωρίζουν όλοι τη δομή της συνάντησης και να μην ξεφεύγουν από τα όρια.
• Δομήστε τη συζήτηση σε στάδια ώστε η παρουσίαση των στοιχείων να γίνει πριν από την ανάλυσή τους και η ανάλυση των στοιχείων πριν από τη λήψη των αποφάσεων. Κρατάτε τα στάδια διαχωρισμένα και μην επιτρέπετε στους άλλους να πηδούν σε επόμενα θέματα ή να επιστρέφουν σε όσα ήδη συζητήθηκαν.
• Τη λύση για όλα τα παραπάνω συναντάμε στην Πλάγια Σκέψη του De Bono, με τα 6 καπέλα σκέψης του. Είναι οι έξι κατευθύνσεις σκέψης, που αλλάζουν κάθε φορά όταν φοράμε ένα διαφορετικού χρώματος καπέλο:

Συμβολικά φοράμε τα εξής καπέλα σε μία συνάντηση, για να αναλύσουμε τα θέματα και να πάρουμε αποφάσεις:

• Μπλε Καπέλο: Πάντα το φοράει ο υπεύθυνος του meeting, αυτός που φροντίζει για την οργάνωση, την πειθαρχία, ελέγχει το χρόνο και βάζει την τάξη στην ομάδα. To μπλε καπέλο θα δώσει εντολή να φορέσουν όλοι τα επόμενα καπέλα και να έχουν τις αντίστοιχες σκέψεις που θα τις καταθέτουν στην ομάδα των συμμετεχόντων. Στην τελευταία συνάντησή σας, ποιος φορούσε το μπλε καπέλο; Ηταν πραγματικά ο συντονιστής;
• Άσπρο Καπέλο: Είναι το πρώτο καπέλο που θα φορέσει η ομάδα. Είναι το καπέλο που θα συγκεντρώσει όλες τις πληροφορίες, τις σχετικές με το αντικείμενο της συνάντησης. Θα συγκεντρώσουν όλοι μαζί τις αξιόπιστες πληροφορίες που απαιτούνται, για να γίνει διάγνωση της παρούσης κατάστασης και να δώσουν βαρύτητα στις διάφορες αποφάσεις.
•  Μετά έρχεται το Μαύρο Καπέλο: Εδώ θα εντοπίσουμε όλα τα αρνητικά που πρέπει να προσέξουμε, αλλά και τα προβλήματα που ίσως παρουσιαστούν.
• Στη συνέχεια ο συντονιστής μας θα δώσει εντολή να φορέσουμε το Κόκκινο Καπέλο: το οποίο είναι γεμάτο με ανθρώπινα συναισθήματα, ώστε να δούμε, όλοι μαζί, τις συναισθηματικές επιπτώσεις, που έχουν τα συγκεκριμένα θέματα συζήτησης. Μας δίδεται η πρώτη ευκαιρία παρακίνησης και συγχρόνως αποσυμπίεσης του άγχους, που ίσως πήραμε από το μαύρο καπέλο, για να συνεχίσουμε προς το στόχο μας.
• Μετά θα φορέσουμε το Κίτρινο Καπέλο: Είναι η στιγμή που ψάχνουμε και καταγράφουμε όλα τα θετικά που θα προκύψουν από τις αποφάσεις μας.
• Και, τέλος, έρχεται το Πράσινο Καπέλο της δοκιμής και απόφασης με τις καινοτόμες ιδέες δημιουργικής σκέψης (της γνωστής lateral thinking), βρίσκοντας εναλλακτικές, αποτελεσματικές, ποιοτικές λύσεις, ώστε να πάρουμε αποφάσεις.

Η διαδικασία αυτή απαιτεί πειθαρχία, καθώς συνεχώς αλλάζοντας καπέλο αλλάζουμε νοοτροπία και δυστυχώς η ανθρώπινη σκέψη δεν παραμένει για πολύ σε μία κατεύθυνση και συνεχώς θέλει να αλλάζει καπέλο. Όταν όμως υπάρχει ο έλεγχος από τον συντονιστή της ομάδας και ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα αποφύγουμε τη μη ισότιμη εκτίμηση όλων των απόψεων και θα έχουμε δημιουργικές, ομαδικές σκέψεις και πολλή χρήση του χρόνου.
Με αυτόν τον τρόπο το Meeting να έχει ΚΕΠ, δηλαδή Κέφι, Ενέργεια, Πάθος.
Το σύστημα ΚΕΠ δίνει βάρος σε τρία σημεία που είναι απαραίτητα:
Α. Όλοι θα «παίζουν και θα αλλάζουν ρόλους» με αυθορμητισμό και δημιουργικότητα. Κάτι που σίγουρα όλοι το έχουμε ανάγκη.
Β. Όλοι «θα είναι εκεί» και θα εστιάζονται ολοκληρωτικά στη στιγμή και στα πρόσωπα που έχουν μπροστά τους. Όταν είμαστε πραγματικά παρόντες (ψυχικά και συναισθηματικά) μεταξύ μας, ακούμε προσεκτικά και δεν μας διαφεύγουν σημαντικές ευκαιρίες.
Γ. Θα υπάρξει θετική διάθεση. Δεν πρέπει να είμαστε απλά θερμόμετρα για να μετράμε τη θερμοκρασία του χώρου, αλλά να είμαστε θερμοστάτες, να φτιάχνουμε τη θερμοκρασία!

6o Βήμα: Ολοκλήρωση
Ολοκληρώστε τα αποτελέσματα και τις αποφάσεις, κάνοντας χρήση της θεωρίας των 4 Ds.

• DO it (Να το κάνουμε τώρα, άμεση προτεραιότητα)
• DELEGATE it (Να το αναθέσουμε σε κάποιον υπεύθυνο)
• DESTROY it (Να το καταστρέψουμε - ως άχρηστο, αν συμφωνήσουμε)
• DELAY it (Να το καθυστερήσουμε - αλλά με συγκεκριμένο χρόνο λήξεως) 

7ο Βήμα: Ανακεφαλαίωση και καταγραφή

• Ανακεφαλαιώστε και καταγράψτε όλες τις αποφάσεις, σημειώνοντας το όνομα του ατόμου που αναλαμβάνει τις οποιεσδήποτε ενέργειες, καθώς και την ημερομηνία για την ολοκλήρωση των ενεργειών.
• Για να διευκολυνθείτε στα συμπεράσματα και στη λήψη αποφάσεων, κατά τη διάρκεια της συνάντησης κρατάτε σύντομες σημειώσεις με τις προτάσεις και απόψεις των άλλων για κάθε θέμα.

Οι 3 ερωτήσεις που θα κάνουν τη διαφορά στο τέλος
Στο τέλος των meetings να ρωτάμε τις παρακάτω ερωτήσεις σε όλους τους συμμετέχοντες:

• Τι συμφωνήσαμε;
• Ποιος θα το κάνει;
• Μέχρι πότε;

Τελευταίες οδηγίες:

1. Τοποθετήστε ένα ρολόι σε σημείο που να μπορούν να το βλέπουν όλοι!
2. Να έχετε πάντα μία κλεψύδρα στη μέση του τραπεζιού και να τη γυρίζετε για να βλέπουν όλοι ότι ο χρόνος είναι πολύτιμος και αναντικατάστατος!
3. Και, τέλος, ένα meeting για να είναι αποτελεσματικό και τέλειο (PERFECT) πρέπει να έχει τα εξής συστατικά:

P olite/ Ευγένεια
E ffectiveness/Αποτελεσματικότητα
R espectable/Σεβασμό
F riendly /Φιλικότητα
E nthusiastic/ Ενθουσιασμό
C heerful/Ευθυμία
T actful/Διακριτικότητα

Ευχόμαστε οι επόμενες συναντήσεις σας, τα επόμενα meetings σας, να είναι αποτελεσματικά, ποιοτικά, εντός των χρονικών ορίων που θα έχετε αρχικά θέσει και να επιτευχθούν οι στόχοι σας.

Καλή επιτυχία!

Ποιος είναι ο Κώστας Ακριβόπουλος
Ειδικά Σεμινάρια, Coaching, Mentoring
(MGMT, ILU, F.A, MDRT, LIMRA, GAMA, SOC, NLP, MC/SILVA, MRKTG, ΙΚΜ, GESTALT, INOV, LAEK/OAED)

•    Aπό την Πολεμική Αεροπορία (Ικάρων/Ιπταμένων), με σπουδές στη Διοίκηση και Οργάνωση Επιχειρήσεων (Βιομηχανική Πειραιά) στο Μarketing, στην Ψυχολογία (Gestalt) και την Κοινωνιολογία (SUSSEX G.B).
•    Διατέλεσε διευθυντής εργοστασίων Τσιμέντων στη Νιγηρία- Αίγυπτο-Αλγερία, Ελληνικών & Διεθνών Ομίλων (AΓET-ΗΡΑΚΛΗΣ, FALCON-PALLIKI/FR).
•    Μέλος των Ινστιτούτων Ψυχολογίας GESTALT, Νευρογλωσσικού Προγραμματισμού NLP, Mind Control SILVA, ΕΙΑΣ, Ελληνικού Forum Ποιότητας HFQ, ΚΕΚ Χρηματ. Αθ., ILU/Insur. Life Underwriters, LIMRA, GAMA, LOMA και MDRT.
•    Στην ασφαλιστική αγορά από το 1974 ως part time ασφαλιστικός σύμβουλος και από το 1989 full time συντονιστής, επιθεωρητής και σήμερα πιστοποιημένος με όλα τα απαραίτητα θεσμικά πιστοποιητικά του επόπτη και της Κεφαλαιαγοράς, εξουσιοδοτημένος εκπαιδευτής από το ΛΑΕΚ ως σύμβουλος Εκπαίδευσης Ενηλίκων (με βραβείο στο Money Show για την εκπαιδευτική προσφορά του) σε θέματα Επικοινωνίας, Πωλήσεων, Μanagement, Διαπραγματεύσεων, Συναλλακτικής Ανάλυσης, Συναισθηματικής Νοημοσύνης ΕQ, NLP κ.λπ. Πιστοποιημένος και εξουσιοδοτημένος εισηγητής της Καινοτομίας και Δημιουργικής στην Ελλάδα. Εισηγητής σε EIAΣ και ΑΙ Κύπρου, με προσφορά (αφιλοκερδώς) εκπαιδευτικών μαθημάτων στον ΟΚΑΝΑ, στο υπουργείο Παιδείας (Γυμνάσια-Λύκεια) και στα μεταπτυχιακά του ΟΠΑ/ΑΣΟΕΕ και του ΠΑΝ. ΠΕΙΡΑΙΑ, με πάνω από 40.000 ώρες εκπαίδευση σε μεγάλες εταιρείες σε Ελλάδα, Κύπρο και Γερμανία, με παρουσιάσεις στο KΡΗΤΗ TV, στο RIK 1, στη Λέσχη Βιβλίου Αθηνών, στο MONEY SHOW και σε Ευρωπαϊκά Συνέδρια του MDRΤ και της LIMRA.
•    Δημιουργός της θεωρίας ITESA (αντιμετώπισης αντιρρήσεων) και της ALERT (Team Building).
•     Έργα του «H Τέχνη των Πωλήσεων AIDA και 150 δυναμικές φράσεις» (τα έσοδα στα παιδιά με ειδικές ανάγκες), «Βασικές Αρχές Διοίκησης Ασφαλιστικών Μονάδων Πωλήσεων» (προσφορά, ύλη εξετάσεων συντονιστών για την ΕΑΕΕ και υπουργείο Ανάπτυξης-σήμερα χρησιμοποιείται στα μαθήματα Ηγεσίας στο Καποδιστριακό).
•    Άρθρα του «Knowledge Management», «Τελικά τι είναι ο ΝLP», «Χρόνος Ανεκτίμητος και αναντικατάστατος», «Ποιοτική Εξυπηρέτηση στον 21ο αιώνα», «Φανταστείτε, Δημιουργήστε, Καινοτομήστε», «Στοχοθεσία και Επίτευξη», «Ψυχική Ανθεκτικότητα» κ.ά.

---

Πώς να κάνετε αποτελεσματικά MEETINGS για να μη «σπαταλάτε» το χρόνο σας!
Γράφει η Δανάη Δούκα

Την εποχή της απόλυτης ταχύτητας, του βομβαρδισμού πληροφοριών, των τουλάχιστον 3 οθονών κατά κεφαλήν (κινητό, τάμπλετ, υπολογιστής), του σκρόλινγκ, των μηνυμάτων, των likes και των followers, παρατηρώ ότι είναι κάπως σαν να έχουμε χαθεί στη μετάφραση…

Θέλω να μοιραστώ μία ιστορία εδώ, από τα φοιτητικά μου χρόνια στα μαγευτικά Ιωάννινα. Συζητώντας με μια συμφοιτήτριά μου μια μέρα, η οποία είχε ζήσει όλα της τα χρόνια στα Γιάννενα, μου είχε πει, ότι ανά τακτά χρονικά διαστήματα, ήθελε να κατεβαίνει στην Αθήνα για να πάει σε κάποιο θέατρο, σε κάποιο μουσείο ή σε κάποια κοσμοπολίτικη εκδήλωση ή αλλιώς ιβέντ, όπως συνηθίζουμε να λέμε.
Χαρακτηριστικά θυμάμαι ότι διψούσε να επισκεφθεί την πρωτεύουσα, ώστε να απολαύσει κάποια από τις πολλές επιλογές εξόδου που έχει κανείς στην Αθήνα.
Και τότε συνειδητοποίησα το εξής: από τη δική μου θέση, όπου η Αθήνα ήταν δεδομένη για εμένα αφού αυτή ήταν η βάση της οικογένειάς μου, μαζί με τις απεριόριστες επιλογές της (σε σύγκριση με την επαρχία), πήγαινα πολύ λιγότερο στο θέατρο ή σε κάποιο μουσείο…

Ο λόγος δεν ήταν επειδή δεν μου άρεσε αυτού τους είδους η ψυχαγωγία, αλλά επειδή ήξερα ότι είναι διαθέσιμα για μένα, πάντα. Και αυτό το πάντα, ο ανθρώπινος εγκέφαλος με έναν μαγικό τρόπο το μετατρέπει σε ποτέ, χωρίς καν να γίνει αντιληπτό. Όταν ξέρουμε ότι κάτι είναι εκεί και το θεωρούμε δεδομένο, δεν θα πω ότι δεν το εκτιμάμε, σίγουρα όμως δεν το παρατηρούμε και ενδεχομένως να μην του δίνουμε την πρέπουσα σημασία.

Το ίδιο ακριβώς νιώθω ότι συμβαίνει και με την πληροφορία, η οποία είναι πάρα, μα πάρα πολλή, όπως πάντα ήταν, απλά τώρα η πρόσβαση σε αυτήν είναι άμεση, αναμφισβήτητη και δεδομένη. Επομένως, τελικά, η μαεστρία δεν είναι στο πώς θα την μεταφέρει κανείς ολόκληρη, ακόμα κι αν χρειαστεί να αφιερώσει εκατοντάδες ώρες, αλλά στο πώς θα καταφέρει να την οργανώσει σε συμπυκνωμένο λόγο, να αφαιρέσει όσα πιο πολλά μπορεί, να επεξεργαστεί τη σύνθεση του κοινού στο οποίο απευθύνεται και τελικά να μεταδώσει επιτυχώς μόνο τα χρήσιμα μηνύματα που κρύβονται μέσα σε αυτήν.

Και ποια η σχέση των παραπάνω με τα meetings;

Αν έπαιρνα το ρίσκο να γράψω έναν δικό μου ορισμό για τη λέξη «μίτινγκ», αυτός θα ήταν ο εξής:

Μίτινγκ: Ορίζεται ως ο χώρος (είτε διαδικτυακός είτε φυσικός) και ο χρόνος στον οποίο, καθώς και κατά τη διάρκεια του οποίου, δίνεται η δυνατότητα στις μονάδες που συμμετέχουν σε αυτό (συνεργάτες) να ανταλλάξουν την ουσία από τις χιλιάδες των πληροφοριών που έχει συλλέξει και επεξεργαστεί ο καθένας ξεχωριστά, με σκοπό το κέρδος χρόνου.
Δηλαδή, σε μία γραμμή ο ορισμός θα μπορούσε να είναι…

Μίτινγκ: ένα επαγγελματικό κατς απ!!!

Οτιδήποτε άλλο, δεν μπορεί να οριστεί ως μίτινγκ. Μπορεί να οριστεί ως διάλεξη, ως σεμινάριο, ως μάθημα ή ως μία γενική συνάντηση ενημέρωσης. Χωρίς φυσικά να υποτιμώ ή να θεωρώ ότι τέτοιου είδους συναντήσεις δεν μπορούν να φανούν χρήσιμες σποραδικά.

Σε σχέση με τη δομή ενός επιτυχημένου meeting λοιπόν, είναι πολύ βασικό να εξετάζουμε κάθε φορά εάν συντελούνται ταυτόχρονα κάποιες παράμετροι, ώστε να μπορούμε να το θεωρήσουμε αποτελεσματικό, οι οποίες είναι οι παρακάτω:

•     Ο σκοπός να είναι συγκεκριμένος και ξεκάθαρος (1)
•     Τα θέματα να είναι συγκεκριμένα και περιεκτικά (2)
•     Ο χρόνος διάρκειας να είναι σύντομος, δηλαδή όχι πάνω από 1 ώρα (3)
•     Οι συμμετέχοντες να είναι σωστά επιλεγμένοι (μικρές ομάδες) (4)
•     Να υπάρχει ελευθερία λόγου και συζήτηση (πολυφωνία) (5)
•     Να υπάρχει συνέπεια στην τήρηση του χρόνου (6)
•     Να γίνεται ουσιαστική συζήτηση επί των θεμάτων και να αποφεύγεται η επαναληψιμότητα (7)
•     Η διάταξη της αίθουσας του μίτινγκ να έχει ένα τραπέζι όπου κάθονται κυκλικά όλοι οι συμμετέχοντες (στα μίτινγκ φυσικής παρουσίας) (8)
•     Κατά την ώρα προσέλευσης στην αίθουσα, να υπάρχει μουσικό χαλί (9)

Αναλύοντας τα παραπάνω με λίγα λόγια..

1. Τι θέλω να πετύχω κάνοντας αυτό το μίτινγκ;
   Π.χ. θέλω οι συνεργάτες που θα λάβουν μέρος να ανταλλάξουν ιδέες για το πώς μπορεί να λυθεί ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζουν, κατά τη διαδικασία ασφάλισης καναρινιών.
2. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε όλοι για ποιον λόγο συναντηθήκαμε και να θέλουμε όλοι να συναντηθούμε. Διαφορετικά κάποιος θα νιώθει ότι χάνει το χρόνο του.
   Π.χ. πρόσκληση σε μίτινγκ με θέμα: Τρεις κινήσεις που μπορούμε να κάνουμε ώστε να αυξήσουμε την εισροή νέων υποψήφιων πελατών οι οποίοι έχουν σκύλο.
3. Ο χρόνος πρέπει να είναι σύντομος, διότι οι μακροσκελής συναντήσεις είναι εχθρός της συμπύκνωσης του λόγου.
4. Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν κάποια σύμπνοια για να μπορέσουν να συνεργαστούν πάνω στο εκάστοτε θέμα.
5. Όταν υπάρχει ελευθερία λόγου, τότε είναι που γίνονται οι σημαντικότερες ζυμώσεις και συνεπώς επέρχεται η πρόοδος. Όταν υπάρχει λογοκρισία, αυτομάτως οδηγούμαστε στο να λέμε τα ίδια και τα ίδια προκειμένου να μην πούμε κάτι διαφορετικό.
6. Η συνέπεια γενικότερα, αλλά ειδικά στο θέμα του χρόνου, είναι ένας πρωταρχικός τρόπος με τον οποίο μπορώ να δείξω στους συνεργάτες μου σεβασμό.
7. Η επανάληψη φυσικά και είναι μήτηρ μαθήσεως, όπως όλοι γνωρίζουμε, αλλά και το πολύ το Κύριε Ελέησον το βαριέται και ο παπάς, όπως επίσης όλοι γνωρίζουμε. Και η αλήθεια μάλλον θα είναι κάπου στη μέση, όπως συνήθως.
8. Αν η διάταξη δεν είναι αυτή, τότε δεν μιλάμε για μίτινγκ, αλλά για κάποια από τις άλλες περιπτώσεις που αναφέρθηκαν παραπάνω (μάθημα, σεμινάριο κ.τ.λ.).
9. Υπάρχει πιο ωραίο καλωσόρισμα από μία ευχάριστη μελωδία;

Κατά την άποψή μου, λοιπόν, αυτά τα συστατικά μπορούν να συντονίσουν ένα υπέροχο, ταχύ, περιεκτικό και απολαυστικό μίτινγκ!

Κυρίως το ένατο κουτάκι…

Ποια είναι η Δανάη Δούκα
Η Δανάη Δούκα γεννήθηκε στην Πάτρα στις 24 Οκτωβρίου του 1987, μεγάλωσε στην Αθήνα, αλλά η καταγωγή της είναι από την Κόνιτσα.
Φοίτησε στο Μουσικό Σχολείο Παλλήνης και στη συνέχεια σπούδασε μηχανικός Επιστήμης Υλικών στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων, όπου πήρε το δίπλωμά της με ειδίκευση στα αεροπορικά υλικά, συνδυάζοντας έτσι τις σπουδές και την αγάπη της για τα αεροπλάνα.
Από το 2015 έως σήμερα είναι ασφαλιστική σύμβουλος, όπου:

• Σαν επαγγελματίας προσπαθεί να γίνεται κάθε μέρα καλύτερη και να είναι κοντά στους πελάτες της.
• Σαν φίλη προσπαθεί να είναι δίκαιη και παρούσα.
• Σαν άνθρωπος προσπαθεί να μην απογοητεύει την εαυτό της, να αγκαλιάζει και να μαθαίνει από τα λάθη της αλλά και από τα λάθη των άλλων.

Είναι φύσει αισιόδοξη και προσπαθεί να ψάχνει τη θετική πλευρά σε κάθε τι που συμβαίνει.

 

---

Πώς να κάνετε αποτελεσματικά meetings για να μη «σπαταλάτε» το χρόνο σας
Η απάντηση με μια λέξη είναι «Διαδραστικότητα»
Γράφει η Λάουρα Σταυρίδου

Από την πλευρά των διαμεσολαβητών, κάθε συνάντηση στην οποία θα πρέπει να ακούν παθητικά θέματα, που είτε δεν τους αφορούν γιατί π.χ. είναι μόνο για νέους είτε είναι θέματα τα οποία μπορούν να καλυφθούν με ένα e-mail, είναι βαρετή και ανούσια.
Πώς μπορεί να μετατραπεί ένα meeting σε κάτι τόσο ενδιαφέρον και ωφέλιμο που να καλύπτει τόσο τον συντονιστή όσο και τον διαμεσολαβητή;
Μπαίνοντας απευθείας στο θέμα, να πούμε πως για να προσδιορίσουμε το πώς μπορεί μια συνάντηση να είναι αποτελεσματική, θα πρέπει πρώτα να ορίσουμε το χαρακτήρα που πρέπει να έχει αυτή η συνάντηση.

Τα meetings, που συνήθως είναι εβδομαδιαία, παίρνουν το χαρακτήρα που τους δίνει ο συντονιστής του γραφείου.
Μπορεί να είναι εκπαιδευτικά, όταν υπάρχει σε αυτά ανάλυση των προϊόντων της εταιρείας, ή ενημερωτικά, όταν δίνονται στοιχεία για τον ανταγωνισμό, ή απολογιστικά, όταν δίνονται νούμερα παραγωγής.

Κατά τη γνώμη μου τα meetings για να είναι αποτελεσματικά, δεν πρέπει να είναι τίποτα από τα παραπάνω!
Ο μοναδικός σκοπός του meeting θα πρέπει να είναι η προετοιμασία για την αγορά.
Αυτή η προετοιμασία είναι που θα κάνει τον διαμεσολαβητή να είναι τόσο σίγουρος για τις δυνάμεις του, που όχι μόνο να θέλει να βγει στην αγορά, αλλά να μην τον κρατάει τίποτα μέσα στο γραφείο.

Κάποτε ένας Αμερικανός MDRT, άνθρωπος μεγάλης ηλικίας και εμπειρίας, μου είπε πως κάθε εβδομάδα κάνουν προετοιμασία για την αντιμετώπιση αντιρρήσεων.
Ήταν για περισσότερο από 50 χρόνια στην ασφαλιστική αγορά και θεωρούσε πως αν δεν πουλάμε αρκετά από ένα είδος κάλυψης, σημαίνει πως έχουμε μια «κρυμμένη» δικιά μας αντίρρηση η οποία θα αποκαλυφθεί μέσα από την εξάσκηση.

Σε κάθε περίπτωση, είναι εμφανές πως η προετοιμασία για τη νίκη δεν σταματάει ποτέ.
Η φράση «Amat victoria curam», που σημαίνει «Η νίκη αγαπά την προετοιμασία», Gaius Victorius Catullus - 1ος αιώνας π.Χ., είναι τόσο σημαντική που θα έπρεπε να κοσμεί τον τοίχο κάθε γραφείου.
Αν η αγορά μπορεί να παρομοιαστεί με αρένα, τότε τα meetings θα πρέπει να είναι η παλαίστρα. Εκεί δηλαδή όπου γίνεται η εξάσκηση.

Πώς είναι αυτό εφικτό;
Τα meetings, όταν ο στόχος είναι η προετοιμασία για τη νίκη, θα πρέπει να αφιερώνονται σε:

• Θέατρα πωλήσεων και
• Μελέτες περιπτώσεων.

Στην πραγματικότητα, καμία θεατρική παράσταση δεν ανεβαίνει χωρίς πρόβα και κανένας αγώνας δεν δίνεται χωρίς προπόνηση.
Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο θα πρέπει τα meetings να λειτουργούν ως εργαστήρια.

Θέατρα πωλήσεων - Roll Playing
Ως θέατρο πωλήσεων, ορίζουμε μια εικονική πώληση, στην οποία ένας διαμεσολαβητής υποδύεται τον πελάτη και ένας άλλος τον ασφαλιστικό σύμβουλο.
Το θέατρο πωλήσεων, παρά το γεγονός ότι γίνεται μεταξύ δύο ατόμων, είναι μια διαδραστική διαδικασία, η οποία ενδιαφέρει όλους τους παραβρισκόμενους.
Όλοι μπορούν να ανακαλύψουν στοιχεία που θα τους διευκόλυναν στην εργασία τους και στοιχεία που θα προτιμούσαν να αποφύγουν, μέσα από μια διαδραστική διαδικασία.

Αυτό συμβαίνει διότι είναι διαφορετικό να φανταζόμαστε μια συνάντηση με έναν πελάτη και διαφορετικό να τη βλέπουμε να εξελίσσεται μπροστά μας.
Για να είναι ενδιαφέρον για όλους, ένα θέατρο πωλήσεων πρέπει να έχει κάποιους κανόνες.
Πρώτα από όλα, πρέπει να υπάρχει ένα σενάριο, το οποίο θα γνωρίζουν όλοι οι παρευρισκόμενοι πριν ξεκινήσουν.

Σε αυτό το σενάριο θα περιγράφονται τα βασικά χαρακτηριστικά του πελάτη, όπως ηλικία, οικογενειακή κατάσταση, εργασία και εξαρτώμενα μέλη.
Επίσης, από πριν θα είναι γνωστό σε όλους το πώς προέκυψε αυτή η συνάντηση και αν ο δυνητικός πελάτης έχει ζητήσει κάτι συγκεκριμένο.
Ο διαμεσολαβητής θα ακολουθήσει όλα τα στάδια της πώλησης και οι παρευρισκόμενοι θα κρατούν σημειώσεις.

Αυτό μας φέρνει στον δεύτερο κανόνα. Όλοι θα δεχτούν πως δεν υπάρχει σωστό και λάθος, αλλά λειτουργικό και μη λειτουργικό.
Αυτό πρακτικά σημαίνει πως ένας χειρισμός αντίρρησης δεν είναι λάθος ή σωστός, απλώς ταιριάζει σε κάποιους συναδέλφους, ενώ άλλοι δεν θα τον χρησιμοποιούσαν ποτέ.
Συνεπώς, ο τρίτος κανόνας είναι πως όλοι θα συμβάλλουν με θετικό τρόπο προς τη βελτίωση της πωλησιακής διαδικασίας που διαδραματίζεται. Αρνητικά σχόλια του πώς δεν πρέπει να γίνεται κάτι δεν είναι δεκτά. Μόνο προτάσεις για το πώς ενδεχομένως κάτι θα λειτουργούσε πιο αποδοτικά.

Τα θέατρα πωλήσεων μπορεί να είναι και μια άσκηση που γίνεται από όλη την ομάδα.
Στους παλαιότερους είναι πολύ γνωστή η άσκηση «κουτί». Σε ένα μεγάλο κουτί, βάζουμε χαρτάκια με γραμμένες αντιρρήσεις. Όλοι στην ομάδα έχουν συνεισφέρει και θα πρέπει να καλύπτονται όλες οι κατηγορίες αντιρρήσεων.

Τα χαρτάκια είναι διπλωμένα και το κάθε μέλος της ομάδας τραβάει από ένα. Σύμφωνα με την άσκηση, μόλις ο διαμεσολαβητής διαβάσει την αντίρρηση ανάβει ένα σπίρτο και θα πρέπει να απαντήσει πριν αναγκαστεί να σβήσει τη φλόγα.
Ο σκοπός της συγκεκριμένης άσκησης είναι με την πάροδο του χρόνου όλοι οι «παίκτες» να είναι έτοιμοι να απαντήσουν σε κάθε αντίρρηση χωρίς δισταγμό, χωρίς να πλατειάζουν και να χρησιμοποιούν την ουσία της κάθε απάντησης ως κεντρική ιδέα ώστε αργότερα να αναπτύξουν όλο το σκεπτικό.
Τα θέατρα πωλήσεων λειτουργούν ακριβώς όπως οι ασκήσεις εκκένωσης κτιρίων σε περίπτωση κρίσης. Όσο πιο πολλές γίνονται τόσο πιο επιτυχημένο το αποτέλεσμα όταν έρθει η ώρα.
Δυστυχώς τόσο τα θέατρα πωλήσεων, όπως και το field training έχουν εγκαταλειφθεί ως τεχνικές εκπαίδευσης, αποδυναμώνοντας ουσιαστικά το δίκτυο από τα πιο δυνατά του όπλα.

Μελέτη περίπτωσης - Case Stady
Η μελέτη περίπτωσης είναι από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία στην εμβάθυνση της γνώσης.
Όταν αναλύεται η περίπτωση μιας αποζημίωσης π.χ. που πήγε στραβά, ενός όρου που τελικά λειτούργησε ενάντια στον πελάτη, ο λόγος που κατάφερε την έκδοση μιας δύσκολης αποζημίωσης ο συνεργάτης ή όταν αποκαλυφθούν τα λάθη σε μια αίτηση που αποτέλεσαν τη ριζική αιτία για να μην αποζημιωθεί ο πελάτης, τότε η γνώση μέσα από τα σχόλια εντυπώνεται στο νου του διαμεσολαβητή.

Όταν κάθε μέλος της ομάδας φέρει από μια περίπτωση για μελέτη, το κάθε μέλος της ομάδας πολλαπλασιάζει την εμπειρία του. Είναι σαν ο κάθε ένας να έχει χειριστεί πολλές περιπτώσεις και να έχει μάθει από κάθε μια από αυτές.

Τι μπορεί να είναι το θέμα μιας μελέτης περίπτωσης;
Όλες οι ιστορίες, μικρές και μεγάλες, στις οποίες κάτι πήγε λάθος ή εκπληκτικά σωστά.
Το πώς χειριζόμαστε σωστά μια υπόθεση το μαθαίνουμε ακριβώς από αυτές τις μελέτες.
Π.χ. το πώς αποζημιώθηκε πελάτης που πλημμύρισε από καταιγίδα το σπίτι του κι η εταιρεία μέσω του πραγματογνώμονα ισχυρίστηκε πως τα λούκια ήταν βουλωμένα.
Το πώς τελικά αποζημιώθηκε από πρόγραμμα υγείας πελάτισσα, η οποία χρωστούσε δόσεις δανείου στην τράπεζα με την οποία συνεργάζεται η ασφαλιστική εταιρεία και της δέσμευσε την αποζημίωση η ασφαλιστική για να την αποδώσει στην τράπεζα.

Η μελέτη υποθέσεων «γεμίζει τις δεξαμενές γνωστικών στοιχείων» και έτσι όταν έρθει η ώρα ο ασφαλιστικός σύμβουλος μπορεί να «αντλήσει» την κατάλληλη πληροφορία και να ανταποκριθεί στην πρόκληση.
Τόσο τα θέατρα πωλήσεων όσο και οι μελέτες περιπτώσεων είναι εργαλεία εξάσκησης και χωρίς εξάσκηση δεν γίνεται!

Πρώτοι οι Αρχαίοι Λακεδαιμόνιοι έδωσαν το παράδειγμα, όταν, για να σερβιριστούν φαγητό, έπρεπε να είναι κάθιδροι από την άσκηση.

Διότι όπως πολύ σοφά έλεγαν «ου μόνον το μάχεσθαι αλλά το νικάν», δηλαδή «δεν πρέπει να μάχεσαι μόνο, αλλά και να νικάς»!

Ποια είναι η Λάουρα Σταυρίδου
Η Λάουρα Σταυρίδου ξεκίνησε την ασφαλιστική της καριέρα το 1987 με έμφαση τις επιχειρηματικές ασφαλίσεις, παράλληλα με τη φοίτησή της στο Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών στο τμήμα Οικονομικών Σπουδών.
Ως LUTCF υπήρξε Moderator όλα τα έτη που το ΙΧΟΣ συνεργαζόταν με το TAC. Μετά την αποχώρηση του προγράμματος LUTC από την Ελλάδα, προχώρησε στη συγγραφή του νέου εκπαιδευτικού υλικού του ΙΧΟΣ και συγκεκριμένα των εξής βιβλίων: «Ασφαλίσεις Φυσικών Προσώπων» (2 τόμοι), «Ασφαλίσεις Νομικών Προσώπων» (2 τόμοι), «Επάλληλες Πωλήσεις» (1 τόμος), «Επιχειρηματική Ηθική» και «Ο Ασφαλιστικός Σύμβουλος σαν Επιχειρηματίας» (1 τόμος).
Το 2010, το Ασφαλιστικό Ινστιτούτο Κύπρου υιοθέτησε και ενέταξε όλα τα βιβλία στο εκπαιδευτικό του πρόγραμμα «ΔΑΔΑ». Το 2011 έθεσε τις βάσεις για μια ψηφιακή πλατφόρμα Ανάλυσης Αναγκών Επιχειρήσεων, το Risk Sharing Plan. Μεταξύ των ετών 2014-2017 με μια ομάδα επίλεκτων συναδέλφων κατάρτισε το πρώτο Ασφαλιστικό Πρωτόκολλο, ένα έργο για τη διευκόλυνση και την προστασία του ασφαλιστικού διαμεσολαβητή από την Αστική του Ευθύνη.
Από το 2016 έως και σήμερα είναι συνιδρυτής του Insurance Academy με αντικείμενο την Εκπαίδευση, Μελέτη και Έρευνα των Εφαρμοσμένων Ασφαλιστικών, καθώς και τη δημιουργία videos ασφαλιστικού περιεχομένου, με στόχο την αύξηση της ασφαλιστικής συνείδησης των δυνητικών πελατών και τη διευκόλυνση των ασφαλιστικών διαμεσολαβητών στο έργο τους.
Το 2017, ολοκλήρωσε το Risk Sharing Plan - Κλειδόλιθος, το οποίο πλέον διαθέτει και Πιστοποίηση από το πρόγραμμα SIMCA για τη λειτουργικότητά του, καθώς και για τη δυνατότητα συγκέντρωσης meta data.
To 2020, μετά από διαγωνισμό της ασφαλιστικής εταιρείας EuroLife Cyprus, ανέλαβε ως Insurance Academy την επικαιροποίηση καθώς και αναμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού της, δημιουργώντας το «The EuroLife Way».

---

Η επιτυχία ενός meeting καθορίζεται από την πολύ καλή προετοιμασία και τη θεματολογία του
Γράφει ο Δημήτρης Μπάτρης

Η καθιέρωση της εβδομαδιαίας συνάντησης μιας ομάδας του δικτύου πωλήσεων μπορεί να χαρακτηριστεί ως αναγκαία για την εμψύχωση και ενδυνάμωση σε ατομικό αλλά και ομαδικό επίπεδο. Να καλλιεργεί και διατηρεί τον «Πωλησιακό Ενθουσιασμό» και να καλλιεργείται το ομαδικό αποτέλεσμα, να γεμίσουν τις μπαταρίες τους με ενέργεια για δράση στην αγορά.

Καθορίζεται σε συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας και ώρα με διάρκεια και τόπο. Η Δευτέρα θεωρείται ως η καταλληλότερη ημέρα της εβδομάδας.
Η συμμετοχή των ανθρώπων και η συμπεριφορά σε αυτήν όλων εξαρτώνται από το περιεχόμενο και την αξία αυτής, το σκοπό που έχει, διότι υπάρχει ένας χρόνος που επιβάλλεται να αξιοποιηθεί από όλους.

Η επιτυχία της καθορίζεται από την πολύ καλή προετοιμασία και τη θεματολογία της και όχι από συνήθεια την τελευταία στιγμή να επαναλαμβάνονται τα ίδια και τα ίδια θέματα.

Σκοπός της συνάντησης είναι να ενθαρρύνει τους πωλητές, να ενημερώσει για την πορεία κάλυψης των στόχων πωλήσεων, να επιμορφώσει με ένα θέμα που θα συμβάλει στις απαιτήσεις αναλόγως των αναγκών της ομάδας, εκτός των προϊόντων που καλύπτεται από αρμόδιους των εταιρειών, θέματα αγοράς για διείσδυση σε αυτήν με προϊόν αιχμής, ενημέρωση για εταιρικά θέματα για τυχόν αλλαγές, επιβράβευση των πρώτων σε πωλήσεις νέων συνεργατών, καθώς και των πρώτων παλαιών συνεργατών σε ποσότητα και ποιότητα, επίσης να επιβραβευτούν τα άτομα που συμβάλλουν στην ανάπτυξη με νέους υποψήφιους συνεργάτες, να τονιστούν τα κίνητρα που πιθανόν να υπάρχουν (εταιρικά ή γραφείου πωλήσεων). Αξίζει να δίνετε τη δυνατότητα σε άτομα της ομάδας σας να κάνουν διαλέξεις για πωλησιακά θέματα. Η αναφορά στα κίνητρα που είναι η κινητήριος δύναμη για υπέρβαση στις πωλήσεις. Προσοχή, όχι επίπληξη ατόμου ή ατόμων παρουσία όλων.

Η συνάντηση αυτή, εάν δεν έχει σχεδιαστεί από τον αρχηγό της ομάδας και τους βοηθούς από την προηγούμενη βδομάδα με το θέμα κορυφής που θα αναπτυχθεί, θα πρέπει να κοινοποιηθεί στους συνεργάτες πριν τη συνάντηση για κίνητρο προσέλευσης.
Η εικόνα της ομάδας πωλητών και η ψυχολογία της, στις συναντήσεις αυτές, αντικατοπτρίζουν εάν θα επιτευχθούν η πωλησιακή και αναπτυξιακή στοχοθεσία της ομάδας.
Σχεδιάστε τη συνάντηση, ορίστε υπεύθυνο για το πρόγραμμα και τηρήστε αυτό για την επιτυχία του.

Ποιος είναι ο Δημήτρης Μπάτρης
Απόφοιτος Σχολής Ικάρων ιπτάμενος, πιλότος μαχητικών αεροσκαφών Σχολή Εκπαιδευτών και Επικοινωνίας, Σχολή Πολέμου, Διεύθυνση Σπουδών Σχολής Ικάρων.
Αποστρατεύτηκε με το βαθμό του Σμήναρχου (Ι). Ισόβιο μέλος της Αεροπορικής Ακαδημίας Ελλάδος & μέλος του Βετεράνων Πιλότων ΠΑΣΥΒΕΤΑ.
Ξεκίνησε την καριέρα στον ασφαλιστικό χώρο από την Interamerican. Το 1988 δ/ντής υποκ/ματος στην AGF KOSMOS, 1990-1995 δ/ντής Πωλήσεων και το 1995-99 εμπορικός δ/ντής της ίδιας εταιρείας. Το 1999-2014 εμπορικός δ/ντής στην ALLIANZ Ελλάδος, 2015-2018 δ/ντής της BATRIS. INSURANCE από το 2011 δ/ντής εκπαίδευσης στο ΙΧΟΣ.
Σεμινάρια Marketing και πωλήσεων στην Ελλάδα και το εξωτερικό.
Συστήματα Εκπαίδευσης και Ανάπτυξης Πωλήσεων Ασφαλειών Ζωής στη Metropolitan & New York Life USA.
Μέλος της ΕΕΔΕ και ΕΙΜ Ελληνικό Ινστιτούτο Marketing. Συμμετοχή ως ομιλητής σε συνέδρια στην Ελλάδα και Κύπρο.
Σύμβουλος Ανάπτυξης Ασφαλιστικών Διαμεσολαβητών και Πρακτόρων. Αρθρογράφος στο «NextDeal».

---

Για μεγέθυνση πατήστε εδώ